VIAGGIANDO SUI BINARI INVISIBILI DEL SOFTWARE

Freeway® Skyline con naturalezza accompagna l’utente nel suo percorso, lungo binari invisibili, permettendogli di agire liberamente nel rispetto di regole, vincoli e responsabilità stabilite dall’azienda. Grazie ad un sistema di workflow altamente flessibile e configurabile, gli utenti partecipano al processo di gestione degli acquisti aziendali che ha inizio proprio dalle loro richieste, un percorso caratterizzato da chiarificazioni, perfezionamenti, reiterazioni e approvazioni a più stadi.

Nelle aziende gli acquisti rappresentano un fronte sul quale è necessario controllo, verifica di adeguatezza, approvazione, pianificazione, ottimizzazione della spesa, attuazione. I processi che hanno luogo in questo ambito sono trasversali ai reparti e uffici, sono stimolati non solo dagli ambiti di produzione, ma anche dai bisogni che a vario titolo l’utenza aziendale interna avanza per erogare adeguatamente i propri servizi e espletare le proprie mansioni.

L’applicazione della metodologia orientata al BPM (Business Process Management) consente di disegnare il flusso più adeguato in termini di responsabilità e stadi di approvazione, di regole di business che determinano l’instradamento verso questo o quel livello di responsabilità per l’approvazione, in considerazione di chi e da quale ufficio o reparto una richiesta di acquisto è giunta, la tipologia di bene o servizio richiesto e relativo valore economico, non trascurando infine aspetti inerenti la riservatezza delle istanze di acquisto avanzate nel processo (Vision & Methodology).

Dotando il software della possibilità di essere configurabile nelle suddette variabili e rendendo sensibile a questo apparato l’esecuzione del processo di acquisto da parte dell’orchestrazione di workflow (Software Architecture & Design), il sistema in modo affidabile porta in approvazione ai responsabili individuati le richieste di acquisto avanzate dagli utenti, reitera agli stessi le richieste che necessitano di chiarificazione o revisione, trasforma le richieste definitivamente approvate in veri e propri ordini di acquisto che a loro volta verranno convalidati e inseriti opportunamente nel piano degli acquisti (Infrastructure & Technology). Il ricevimento dei beni o dei servizi attesi, la relativa contabilizzazione delle fatture dei fornitori chiudono il processo.

VISION & METHODOLOGY
Gli acquisti in azienda sono motivati da molteplici necessità, dall’approvvigionamento primario di materie prime per i reparti di produzione alla ricambistica, all’utensileria e ai servizi di manutenzione degli apparati e delle macchine in tali reparti; dai materiali e strumenti per la prototipazione di nuovi prodotti; dal parco dei mezzi di trasporto o delle macchine operatrici e relativa manutenzione, riparazione o sostituzione; ma anche dai materiali e dalle dotazioni strumentali d’ufficio, i relativi servizi di approvvigionamento e manutenzione periodici e così via. Come già discusso in Spazio a y di Logyn n°1, gli approvvigionamenti di materie prime o semilavorati per alimentare il processo primario di produzione nelle aziende che adottano sistemi software di pianificazione sono automaticamente generati dal calcolo del piano MRP (Material Requirements Planning), e innanzitutto vengono vagliati dal pianificatore della produzione, il quale li seleziona e li avanza sotto forma di richieste di fornitura a un responsabile pianificatore degli acquisti. Normalmente queste istanze di acquisto seguono un instradamento specifico e preferenziale trattandosi di sostenere i processi produttivi primari dell’azienda.
Ma tutti gli altri citati fabbisogni di acquisto, come vengono raccolti e trattati in modo efficiente? Naturalmente dipende da diversi fattori della realtà aziendale.

Spesso il flusso di gestione della richiesta di acquisto dipende dalla tipologia della richiesta stessa, così come il numero degli stadi di approvazione che essa deve attraversare, il gruppo di approvatori che ad ogni livello intercetta le richieste da approvare, le condizioni di valutazione a cui ogni livello sottopone la richiesta per individuare non solo gli approvatori a cui inoltrare l’attività di approvazione, ma eventualmente per saltare lo stadio di approvazione se risulta superfluo dato il contenuto della richiesta. Ogni approvatore può rimandare al richiedente la richiesta perché la revisioni o la perfezioni, può altresì rigettarla dando una spiegazione del motivo del rifiuto.

A valle dell’analisi BPM che ha sviscerato questo scenario, Eurosystem con Freeway® Skyline propone un workflow di gestione delle richieste di acquisto altamente configurabile che consente di cogliere le diverse esigenze e sfumature necessarie.

SOFTWARE ARCHITECTURE & DESIGN
Nella piattaforma Freeway® Skyline è possibile configurare, per ciascuna tipologia definita di richiesta di acquisto (RDA), i parametri di struttura che il workflow deve considerare per svolgere il processo nel caso specifico. Alla base di tutto vi è la definizione di un sistema gerarchico di responsabilità e autorizzazione che riguarda gli utenti richiedenti, i loro responsabili diretti e gli approvatori. Stabilito il numero di stadi di approvazione che caratterizzerà il workflow per la specifica tipologia di RDA, si definisce il gruppo degli utenti di ruolo Richiedenti RDA che hanno facoltà di sottoporre RDA di questo tipo, si definiscono quindi quali sono i diretti responsabili, del ruolo Approvatori RDA di primo livello, che vaglieranno per primi le RDA sottoposte ad approvazione. Per ciascun livello di approvazione successiva al primo, è possibile configurare delle condizioni di valutazione personalizzabili che individueranno la cerchia degli utenti del ruolo di approvazione associato al livello ai quali verrà materialmente mandata in approvazione la richiesta, potendo provocare l’esclusione del livello con automatico avanzamento al prossimo. Tipicamente il tipo di regole per livello che si codificano per produrre questi effetti si basano sul contenuto della RDA medesima, come la natura dei beni o servizi richiesti, il relativo valore, chi è il richiedente e così via.

Ad esempio se si valuta che le RDA di un importo inferiore a 1000 Euro possono essere considerate automaticamente approvate dalla Direzione dell’azienda (ultimo livello di approvazione configurato), il workflow farà in modo di dichiarare automaticamente approvata la RDA senza “importunare” alcun esponente della Direzione con inutili attività.

Vengono infine definiti per ciascun livello lo stato specifico che il documento RDA assume nel gestionale Freeway® Skyline man mano che attraversa positivamente gli stadi di approvazione. In questo modo sarà possibile poi monitorare costantemente a che punto di approvazione una RDA è giunta semplicemente osservandone lo stato assunto in qualsiasi applicazione del gestionale che ne dia visione.

Un’altra importante opzione di configurazione, disponibile a ciascun livello di approvazione, è la modalità con la quale la si effettua. Si va dalla modalità di approvazione semplice, che prevede che l’approvatore prema il button “Approva”, alla più rigorosa approvazione mediante acquisizione documentale, che prevede che l’approvatore estragga il documento in forma cartacea o di file, lo firmi in calce oppure apponga la propria firma digitale e lo riacquisisca mediante scannerizzazione o archiviazione documentale diretta. Si può ben comprendere quindi quante possibili combinazioni capillari di workflow si possano generare combinando tipologie di RDA, numero di livelli, scelta del gruppo di utenti per i ruoli associati ai vari livelli, regole di valutazione delle RDA e modalità di approvazione impostabili in ciascuno di essi.

INFRASTRUCTURE & TECHNOLOGY
Il motore di orchestrazione, l’architettura a servizi, l’infrastruttura del service bus e il portale della piattaforma Freeway® Skyline sono le fondazioni sulle quali eseguono le istanze di workflow scaturite dalle diverse tipologie di RDA sottoposte ad approvazione e si svolge il dialogo di approvazione dell’utenza.

Ciascun utente di ruolo Richiedente RDA ha la possibilità di creare una nuova RDA da un’apposita pagina del portale, lavorarci a lungo per definirla opportunamente, anche in differenti sessioni di lavoro. Fino a questo momento la RDA è visibile solamente dalla pagina di riepilogo delle RDA all’utente richiedente e ai suoi responsabili diretti. Quando la RDA è pronta per essere sottoposta ad approvazione, semplicemente l’utente la inoltra con un’azione esplicita.

A questo punto ha inizio il workflow che porterà l’attività di approvazione alla prima cerchia di approvatori, diretti responsabili di primo livello. Da questo momento in avanti la RDA può essere solo ritirata dal workflow da parte dell’utente richiedente (se cambia idea oppure ritiene di aver commesso degli errori) ma non la potrà più modificare per non alterarne lo stato durante le attività di approvazione.

Negli stadi di approvazione il portale offre due modalità duali di utilizzo di sé, a beneficio della user experience. È infatti possibile accedere alla pagina di consultazione generale delle RDA e mediante selezione entrare direttamente nell’applicazione di manutenzione, la quale consente di accedere alla scheda di approvazione, ma solo se l’utente in questo momento ha un’attività da svolgere su di essa; oppure, se l’utente predilige una visione per attività per lui programmate dal sistema, utilizza la working list del portale mirando direttamente alle attività da svolgere. Anche in questo caso, una volta aperta l’attività l’utente si ritrova nel medesimo luogo di manutenzione RDA ove può effettuare la sua attività inerente l’approvazione. Il primo dei responsabili di un livello che prende una decisione diretta sulla RDA (approvazione semplice o mediante scannerizzazione e/o acquisizione documentale, o rifiuto, oppure reiterazione al richiedente per revisione) l’attività viene automaticamente ritirata dalle working list degli altri approvatori.

Chi ha facoltà di prendere una decisione diretta su una RDA, non è detto che possa intervenirvi per modificarla, dipende dal sistema di privilegi impostati per utente. Normalmente chi non è il richiedente o un suo responsabile diretto non può effettuare modifiche alla RDA, può solo svolgere le attività che il workflow gli ha formulato. Quando un approvatore rimanda in revisione la richiesta al richiedente con l’opportuna motivazione, quest’ultimo ritorna in possesso della facoltà di modificarla e, dopo averlo fatto la immette nuovamente nel workflow di approvazione.

Quando un approvatore invece rifiuta una RDA, ha l’onere di mettere agli atti la motivazione con un commento alla decisione presa, che verrà così notificato al richiedete stesso. Tutte le azioni svolte dagli utenti possono essere motivate con commenti durante lo svolgimento del workflow, gli utenti coinvolti hanno visibilità su tutti i passaggi così commentati.
Quando la RDA infine viene approvata definitivamente all’ultimo livello, il sistema genera automaticamente una proposta di ordine di acquisto, che a sua volta verrà sottoposta a un suo proprio ciclo di approvazione, nel quale l’ordine verrà o meno convalidato da un responsabile, dopo averlo eventualmente manipolato per venire incontro a esigenze di pianificazione o ottimizzazione degli acquisti.
Qualora l’ordine derivato dalla RDA non fosse approvato, anche in questo caso il richiedente iniziale verrà notificato della motivazione. Se, infine, l’approvazione viene data, il ciclo complessivo a cui la RDA ha dato inizio avrà termine quando il ricevimento della merce o dei servizi e la relativa contabilizzazione delle fatture del fornitore con controllo di quadratura avranno avuto luogo.