VERSO LA GESTIONE DOCUMENTALE NEL SOLO “FORMATO NATIVO DIGITALE”

Il 6 giugno è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e di conseguenza quello di sola conservazione sostitutiva a norma dei documenti contabili, amministrativi e fiscali relativi alle fatturazioni verso la PA. In questo scenario evolutivo attore protagonista è la rete di impresa Menocarta.net la cui mission è diffondere la cultura dei documenti informatici gestiti e conservati nel solo “formato nativo digitale”. Non produrre più tanti cartacei inutili, ma limitarsi a gestire e conservare i soli documenti informatici per ottimizzare il lavoro delle persone e favorire il rispetto dell’ambiente.

Di che cosa si occupa esattamente la rete Menocarta.net?
Allo stato attuale i servizi organizzati da Menocarta.net interessano la formazione dei professionisti in tematiche afferenti la conservazione sostitutiva a norma e la fatturazione elettronica in primis, con cui si arriva a conseguire una “certificazione” che attesta le competenze maturate anche su un piano operativo: si tratta dell’unico progetto in Italia per cui, nel corso del periodo di formazione (3-4 mesi), il professionista avvia in modalità “controllata” la tenuta in conservazione sostitutiva a norma di 3 contabilità di aziende sue clienti. Inoltre, per i professionisti e per le aziende ed enti da questi supportate, Menocarta.net ha organizzato un completo servizio di outsourcing di processo e di conservazione sostitutiva a norma per quanto attiene tutta la documentazione amministrativa/contabile e fiscale: in particolare è articolata una completa proposta di supporto per quanto attiene la fatturazione elettronica obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione e il correlato servizio di conservazione sostitutiva a norma.

Quali sono gli obblighi imposti a livello nazionale in ambito dematerializzazione e conservazione sostitutiva? Cosa è cambiato a partire dal 6 giugno?
Fin dal 2004 ha piena validità la sola conservazione digitale dei documenti amministrativi/contabili e fiscali (al pari di altra documentazione rilevante sul piano civilistico), a patto sia instradata in un affidabile sistema di conservazione a norma rispondente a tutti i dettami normativi e tecnici che si sono articolati negli ultimi 15 anni. L’elemento di particolare valenza è ciò che si è avviato il 6 giugno 2014, data a partire dalla quale, in presenza di flussi di fatturazione verso la PA, questi ultimi devono essere obbligatoriamente digitali e di conseguenza anche la loro conservazione nel tempo deve essere obbligatoria a mezzo della sola conservazione sostitutiva a norma: in tal senso il 6 giugno dev’essere interpretato come la data in cui ha avuto effettivamente inizio l’obbligo della conservazione sostitutiva a norma, ancorché limitata alle fatturazioni verso il mondo della Pubblica Amministrazione.

Digitalizzare tutta la “carta business” è davvero possibile?
Più che parlare in termini di digitalizzazione della carta il vero motivo d’essere di Menocarta.net è innestare rapidamente la cultura dei documenti informatici gestiti e conservati nel solo “formato nativo digitale”: si tratta quindi di non produrre più tanti cartacei inutili, ma di limitarsi a gestire e conservare i soli documenti informatici, così come l’avvento della fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione di fatto richiede obbligatoriamente.

Quali sono i modelli innovativi che permettono di gestire questo processo?
Tutto il processo della gestione documentale in formato digitale e correlata conservazione sostitutiva a norma si regge su un sistematico e consolidato quadro normativo e tecnico, in cui gli aspetti tecnologici sono da tempo dettati e rispettati e disciplinano, ad esempio, le diverse forme di firme elettroniche, necessarie quale elemento di base per la validità dei documenti informatici rilevanti ai fini civilistici e fiscali. In realtà molto più importante dell’aspetto tecnologico è la necessaria affidabilità che l’intera tematica della gestione documentale digitale deve garantire, ciò esclusivamente attraverso una corretta condivisione e assunzione di responsabilità da parte di soggetti estremamente qualificati e competenti, tra cui la figura del responsabile della conservazione, che è la vera figura apicale: nel modello organizzato da Menocarta.net la responsabilità viene assunta da soggetti quali commercialisti competenti in tematiche digitali (nel ruolo di responsabili della conservazione) e competenze notarili (a supporto del sistema di conservazione in outsourcing erogato).

Ci sono dei vantaggi in termini di risparmio?
Da diversi anni la fonte di riferimento di analisi simili è indubbiamente il Politecnico di Milano con i suoi diversi osservatori (http://www.osservatori.net/home): si può sicuramente citare il grande risparmio collegato alla dematerializzazione dei flussi di fatturazione che da circa 60/70 euro di costo per singolo documento cartaceo indica l’obiettivo di costo del flusso digitale in 6/7 euro per documento gestito (le suddette stime tengono conto dei costi diretti e indiretti dei flussi di fatturazione attiva delle aziende analizzate). In ogni caso la vera valenza anche economica di questi progetti la si consolida negli anni e ha la sua massimizzazione nell’obiettivo di gestire come unica modalità di conservazione il solo formato digitale.

Come viene recepita questa trasformazione dalle aziende e dagli enti a cui vi rivolgete?
Fino ad oggi la percezione di questa inevitabile evoluzione è stata estremante positiva da parte di aziende di medio grandi dimensioni che hanno prima delle altre inseguito un continuo
efficientamento dei processi amministrativi contabili e fiscali; in questi prossimi mesi, grazie all’obbligo introdotto per la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, ci si attende un interesse altrettanto positivo da parte di aziende ed enti di ogni dimensione, con la necessità di un rapido recupero da parte dei professionisti contabili che necessariamente dovranno evolvere nella direzione del solo digitale nativo per tutti i processi amministrativi contabili e fiscali da loro supportati.

Esistono dei rischi legati alla sicurezza e come vengono gestiti?
La parte di sicurezza informatica e di processo è inquadrata correttamente dal legislatore italiano nel ruolo del “responsabile della conservazione a norma” a cui si demanda la necessaria attività di impostazione e monitoraggio nel tempo dell’affidabilità dell’intero processo di conservazione: a valle del suddetto processo di conservazione vi è anche la sicurezza da un punto di vista informatico dei documenti digitali, a cui si deve rispondere con infrastrutture IT (datacenter) ad alta affidabilità secondo i più elevati standard internazionali.

Menocarta.net come rete di impresa green…
Partendo dallo spunto della rivoluzione in atto da parte della PA, indubbiamente tutti gli attori che agevoleranno il cambio culturale necessario per raggiungere gli obiettivi dell’agenda digitale europea (di cui la fatturazione elettronica è uno dei capisaldi) necessariamente conseguiranno anche l’obiettivo non secondario di aiutare l’ambiente con un minor aggravio di consumo di carta e di energia. Menocarta.net vuole essere uno egli attori più innovativi ed efficaci proprio a supporto della suddetta evoluzione culturale verso la sola gestione documentale in formato “nativo digitale”.