UN GESTIONALE A MISURA DI AGENZIA TURISTICA

Negli ultimi tempi i luoghi comuni sulla piccola e media industria del Nordest si sprecano: “poco strutturata per fare innovazione, troppo familiare per crescere e troppo poco internazionalizzata per sopravvivere”. È vero, le PMI stanno vivendo un momento di profonda e diffusa difficoltà, eppure anni di esperienza sul territorio insegnano che coraggiose e positive testimonianze di realtà storiche, familiari, e allo stesso tempo innovative, strutturate e in salute, nel Triveneto esistono. Come insegna la storia di Agenzia Lampo Srl.

La storia di Agenzia Lampo Srl è quella di una realtà a forte carattere familiare e imprenditoriale, che di queste due anime ha fatto la cifra del suo successo. Oggi l’azienda è leader nel settore della compravendita e delle affittanze immobiliari soprattutto nelle spiagge della costa veneta da Bibione a Ca’ di Valle. Ma quando nasce, circa 60 anni fa per iniziativa di Giovanni Mazzarotto, “imprenditore, uomo del fare, pioniere del settore del turismo” (dal sito www.lampo.it), è una piccola realtà di mediazione dei terreni che si evolve per l’intuizione del suo fondatore quando questi scopre che le facoltose dinastie per le quali opera possiedono vaste proprietà nelle vicine località della costa veneziana, Jesolo e Caorle in primis, dove nel frattempo emerge il turismo internazionale, spinto dall’arrivo dei primi bagnanti delle vicine Austria e Germania. Da qui una storia lunga e avventurosa quella dell’azienda di Portogruaro, oggi gestita da figli e nipoti del fondatore, che arriva a contare circa 400 dipendenti nel periodo estivo, 32.000 contratti turistici annuali e diverse filiali distribuite nelle spiagge di Bibione, Caorle, Porto Santa Margherita, Caorle Lido Altanea e Lido di Jesolo.

Ma crescere senza innovare, evolversi e sperimentare è praticamente impossibile.

Da questo punto di vista l’Agenzia Lampo, anche grazie alla lungimiranza della famiglia Mazzarotto, si è sempre distinta nel panorama locale e nazionale come precursore dei tempi e all’avanguardia nell’utilizzo delle tecnologie, arrivando così ad essere sin dall’anno 2000 una delle prime agenzie turistiche in Italia con un sito web di vendita online di vacanze. Uno degli ultimi step di un’evoluzione tecnologica iniziata ben prima e portata avanti sempre con il supporto e la consulenza di Gruppo Eurosystem Sistemarca, partner tecnologico storico dell’azienda.

“Attualmente – spiega Manuela Bellotto, capo responsabile del progetto Freeway® GAT e dei rapporti informatici – la clientela turistica italiana ed europea di Agenzia Lampo Srl produce un movimento di circa 32.000 contratti annuali con conseguente notevole mole di operazioni e registrazioni da effettuare. Ma prima di arrivare a questo punto, già negli anni Novanta quando la realtà aziendale aveva dimensioni ridotte, ci si è resi conto della quantità di tempo impiegato dagli operatori nella registrazione manuale delle movimentazioni e si è sentita la necessità di adottare un sistema gestionale per migliorare l’efficienza del nostro modo di lavorare”.

In questa fase avviene l’incontro con Gruppo Eurosystem Sistemarca e la scelta di adottare la soluzione gestionale oggi conosciuta come Freeway® Skyline, un software ERP estremamente flessibile grazie al quale è possibile costruire un progetto integrato sulle esigenze specifiche del cliente. “La soluzione Freeway® Skyline introdotta in Agenzia Lampo Srl – racconta Daniele Perali, a capo del progetto curato da Gruppo Eurosystem Sistemarca – comprende al suo interno non solo un modulo di gestione amministrativa e finanziaria che permette al cliente di gestire la contabilità di 19 aziende, ma anche una vera e propria soluzione personalizzata, di nome GAT (Gestione Agenzie Turistiche), che nasce per rispondere appositamente alle esigenze dell’Agenzia, unica nel suo genere per dimensioni e flusso di movimentazioni”.

Grazie all’introduzione di Freeway® GAT, viene finalmente automatizzato tutto il sistema di inserimento e gestione delle prenotazioni, delle anagrafiche turisti e delle anagrafiche proprietà immobiliari, dei contratti stipulati con i clienti ma anche con fornitori e altri mediatori turistici. Inoltre, con la tecnologia FPS (Freeway® Presentation Server) è stato costruito il portale web ‘Tableau’, integrato al GAT e agli altri moduli del gestionale, tramite il quale gli operatori di Agenzia Lampo Srl possono verificare direttamente e velocemente le varie disponibilità di appartamenti, hotel, villaggi relativi alla propria filiale ma anche alle altre, inserire le prenotazioni, richiamare queste ultime per le operazioni di check in e check out, operare l’inserimento di pagamenti con conseguente automatica emissione di documenti fiscali per il turista.

Nel corso degli anni la prima versione del GAT ha subito molte migliorie ed implementazioni per adeguarsi alle esigenze aziendali, a nuove normative e standard tecnologici. Nel 2000, poi, con la realizzazione della prima versione di www.lampo.it, si è fatto in modo che il nuovo sito web si interfacciasse direttamente con Freeway® GAT per permettere agli utenti che lo visitavano (potenziali clienti) di visualizzare le disponibilità di alloggi estivi e di inserire direttamente le prenotazioni via web.

“Con il sito di Lampo, uno dei primi di compravendita vacanze di un’agenzia turistica in Italia – continua Manuela Bellotto – finalmente i nostri clienti potevano trovare il proprio alloggio, prenotare ed inviare la caparra online direttamente, senza nemmeno contattare l’operatore. E le prenotazioni venivano automaticamente inserite in GAT e registrate nel portale interno utilizzato dai nostri operatori. Ma rimaneva il problema del trasferimento dati tra le varie filiali: infatti, poiché nei primi anni non c’erano ancora linee veloci, si utilizzavano server separati, uno per la sede ed uno per ogni filiale, i dati di ogni server venivano copiati su cassetta e poi trasferiti nel server della sede centrale che provvedeva tramite alcuni programmi a distribuire nelle contabilità delle varie società del gruppo tutte le registrazioni contabili. Questo processo non consentiva un aggiornamento continuo dei dati almeno finchè non abbiamo adottato linee ad alta velocità che hanno permesso di tenere in collegamento i vari server”.

Ma nel 2012, in seguito al trasferimento della sede centrale di Agenzia Lampo Srl in un nuovo edificio, viene avviato un progetto di aggiornamento dell’infrastruttura tecnologica, anche’esso affidato a Gruppo Eurosystem Sistemarca, che porta i server in assetto virtuale con una centralizzazione dello storage all’interno delle nuova sede e la realizzazione di un collegamento tramite rete VPN privata alle filiali in modalità desktop remoto. Risultato: finalmente si ottiene la sincronizzazione immediata online di tutti dati tra la sede principale e le varie filiali.

“Inoltre, grazie anche alla recente rivisitazione del sito web www.lampo.it, oggi in tre lingue (italiano, inglese, tedesco), – continua Daniele Perali – il gestionale Freeway® GAT e il sito stesso possono dialogare continuamente e in tempo reale scambiandosi vicendevolmente dati su disponibilità, caratteristiche delle unità immobiliari, immagini, indirizzi e offerte. Mentre al cliente è data la possibilità di effettuare in completa autonomia tramite sito una prenotazione, ricercando la disponibilità, prenotando con invio della caparra e, se desiderato, completando il pagamento prima del suo arrivo, comodamente da casa, per avere meno pratiche da sbrigare in agenzia. A corredo del progetto anche la recente introduzione del modulo Freeway® Business Intelligence che oggi consente ad Agenzia Lampo di elaborare tutti i dati di business in possesso al fine di produrre statistiche sull’andamento aziendale e analisi dei flussi turistici, un supporto fondamentale per prendere decisioni strategiche in ambito commerciale e marketing”.

Uno degli aspetti che da sempre caratterizza Agenzia Lampo Srl è la volontà di porre le esigenze del turista al primo posto cercando di soddisfare i suoi desideri e le sue aspettative dal momento della prenotazione, online o telefonica che sia, fino al check in e all’intera durata del soggiorno. “Grazie alla partnership con Gruppo Eurosystem Sistemarca, – conclude Manuela Bellotto – che ha saputo supportarci con il gestionale Freeway® Skyline in tutti questi anni evidenziando una capacità di risposta sempre all’altezza delle nostre richieste, è stato per noi possibile perfezionare i nostri servizi sempre di più e adattarci con disinvoltura alle novità imposte dal mercato o dalle normative. Da ultimo, le disposizioni in materia di comunicazione dati degli alloggiati alla Questura, motivo per cui il nostro ERP è stato ulteriormente implementato dando la possibilità al turista di caricare online i suoi dati e quelli degli altri familiari, sempre per ridurre i tempi di attesa al check in e renderlo più snello”.