Tecnologia gestionale per la crescita

Da un bar di degustazione munito di una semplice tostatrice all’azienda di qualità con più sedi e un mercato internazionale: con Torrefazione Portioli Spa si racconta la storia di una piccola eccellenza italiana che, in poco più di mezzo secolo, si è saputa trasformare in un Gruppo strutturato, puntando sulla tecnologia come leva di sviluppo.

Avere lungimiranza per cogliere i cambiamenti del mercato, cavalcarli per evolversi, e allo stesso tempo conservare il legame con la tradizione e la conduzione familiare come tratto distintivo. È la storia del Gruppo Portioli, torrefazione milanese che dal 1958 dedica tutto il suo impegno e le sue risorse a un unico scopo: offrire al canale commerciale ho.re.ca. (riferito al settore della bevanda e della ristorazione) le migliori miscele di caffè e tutto quanto ruota attorno al mondo dell’espresso in termini di prodotti e servizi. È proprio questa la mission dell’azienda: continua ricerca, innovazione tecnologica, e introduzione di nuovi prodotti, progetti e servizi che soddisfino i clienti e le esigenze del mercato. Oggi l’offerta Portioli, che viene presentata al pubblico sia attraverso concessionari specializzati che con il metodo della tentata vendita, affianca alle diverse qualità di miscele una varietà di articoli commercializzati (dolci, bevande, specialità) per arricchire il momento della pausa al bar e un’ampia gamma di articoli promozionali (porcellane, vetri, linea di abbigliamento) per personalizzare il locale con lo stile distintivo della torrefazione. A supporto della sua evoluzione la visione aperta e orientata al futuro della direzione, che ha deciso di rinnovare il sistema informativo aziendale introducendo un software ERP (Enterprise Resource Planning) per aumentare l’efficienza organizzativa attuale e preparare l’impresa alle trasformazioni future.

Proprio negli ultimi anni il Gruppo Portioli è stato caratterizzato da una forte crescita, sia in Italia che all’estero, che ha reso necessario un aumento dell’organico e degli spazi a disposizione portando all’apertura di una seconda sede. “La crescita – commenta Mattia Portioli, titolare dell’azienda – ha inevitabilmente aumentato la quantità di interazioni sia interne, tra i dipendenti, che esterne con i differenti mercati; per tale ragione è sorta l’esigenza di adottare una piattaforma gestionale più completa e affidabile che riuscisse a riunire, organizzare e rendere più fluido il lavoro tra i vari settori aziendali dislocati nelle due diverse sedi. La partnership con Eurosystem è stata fondamentale per gestire il passaggio dal vecchio al nuovo sistema informativo e, con questa collaborazione, è stato introdotto il nuovo ERP Freeway® Skyline per rendere più ricettive, razionalizzate e controllate tutte le attività nelle differenti fasi di lavoro”.

Prima di implementare Freeway® Skyline Torrefazione Portioli affiancava all’uso di un sistema gestionale alcune applicazioni, tra cui programmi excel e word, con le quali gestiva la consultazione e la condivisione dei dati. L’utilizzo di supporti per lo più cartacei per lo svolgimento delle prinicpali attività e per l’archiviazione delle informazioni era causa di rallentamenti tali che anche le operazioni più comuni, come la ricerca o modifica di un documento, potevano risultare lunghe e complesse. Il cambiamento determinante è stato il passaggio dall’uso di strumenti di produttività individuale a quello di un sistema integrato al cui interno sono stati codificati tutti i principali processi di business e sono stati resi disponibili e consultabili, con i vari permessi, i dati e i documenti aziendali inerenti. L’azienda, che in precedenza non aveva accesso diretto al proprio database, con Eurosystem è tornata ad essere nuovamente proprietaria delle proprie informazioni, con l’obiettivo di diminuire la dipendenza dalle persone e aumentare l’autonomia della proprietà nell’estrazione di dati e statistcihe sull’andamento economico.

Prima un’analisi per funzioni e poi una per processi, insieme alle linee guida della direzione, hanno consentito ad Eurosystem di tracciare i processi core di Portioli e di inquadrarli all’interno di tutta l’organizzazione per fare emergere i ruoli degli utenti, non solo nei propri uffici, ma in un contesto più alto e nell’ottica di comprendere le ricadute della propria attività su quella degli altri. L’analisi BPM (Business Process Management) ha consentito in alcuni casi di modificare le mansioni dei dipendenti e tarare nuovamente alcune funzioni al fine di arrivare a flussi lavorativi razionalizzati e ottimizzati.

La soluzione Freeway® Skyline è stata adottata in tutte le aree aziendali e l’approccio metodologico di Eurosystem ha permesso la codifica e l’automazione nel sistema di tutti i principali processi dell’organizzazione: dalla produzione al magazzino, all’amministrazione, agli acquisti e alle vendite, con l’inserimento della funzionalità di gestione della tentata vendita da una parte e la creazione di un portale dedicato agli ordini di acquisto inoltrati dai concessionari dall’altra. Tutte le attività vengono gestite attraverso un portale web, pensato e ingegnerizzato appositamente per le aziende di caffè e profilato per ruolo utente, che permette di visualizzare lo stato delle operazioni nei vari dipartimenti, tutte le informazioni inerenti, e la documentazione allegata digitalizzata e archiviata attraverso il servizio FDS (Freeway® Document Server).

In particolare il processo produttivo, che ha inizio con delle dichiarazioni di produzione, è stato automatizzato dalla fase di acquisto del caffè crudo fino all’insilamento e al confezionamento. Dal monitor della produzione vengono visualizzate per mese/articolo le quantità da produrre sulla base di un piano master di previsione vendita che ha tre funzioni: monitorare mensilmente la quantità teorica da produrre, verificare quella effettivamente ordinata dai vari concessionari, dare indicazioni alla produzione sulle quantità finali da generare. Inoltre, grazie all’introduzione di Freeway® Skyline, gli operatori preposti hanno la possibilità di consultare tutte le informazioni relative ai movimenti giornalieri di produzione: di carico silos e scarico caffè crudo, di carico miscele, di carico del prodotto confezionato. E possono gestire il lotto sia nel ciclo produtttivo che in quello della vendita, riuscendo a verificare in ogni momento la sua tracciabilità, aspetto fondamentale per un’azienda che opera nel settore alimentare.

Relativamente ai processi dell’area vendite, è stato realizzato un portale per l’acquisizione on line degli ordini di acquisto da parte dei concessionari: grazie alla tecnologia FPS (Freeway® Presentation Server) Portioli può usufruire di un canale di comunicazione preferenziale tra l’azienda e i suoi concessionari, attraverso il quale questi ultimi possono inserire i vari ordini di fornitura merce, accedere alla newsletter del Gruppo, monitorare lo stato di evasione dei propri ordini, accedere all’area download per materiali tecnici e commerciali, consultare lo storico degli ordini e le garanzia delle macchine in comodato d’uso. Nell’ambito della tentata vendita, invece, il terminale mobile utilizzato è stato aggiornato con una nuova versione del software e sono state automatizzate le attività di carico – scarico del terminale evitando il più possibile l’intervento manuale da parte dell’utente.

Tecnologia gestionale, dunque, per migliorare l’efficienza del business e agevolare strategie e operatività finalizzate alla crescita aziendale. “Con l’obiettivo – conclude Mattia Portioli – di rendere più fluidi e veloci i rapporti tra i vari reparti e settori, facilitare la collaborazione e l’interconnessione tra di essi, ottimizzando così costi e risorse”.