QUARTA CAFFÈ – UN ERP CHE MIGLIORA L’ORGANIZZAZIONE AZIENDALE

Trasformare il cambio gestionale in un vantaggio per tutta l’azienda

Eurosystem si confronta da anni con le aziende del settore caffè, favorendo un continuo perfezionamento del prodotto. In Quarta Caffè SpA, Freeway® Skyline ha infatti dimostrato di migliorare l’efficienza aziendale, rafforzando la condivisione delle informazioni tra reparti, la comunicazione interna e la cooperazione tra colleghi.

Quarta Caffè nasce negli anni ’50 come piccola torrefazione all’interno di un bar nel centro storico di Lecce. Oggi è diventata un’azienda di 12.000 metri quadri, suddivisa in magazzino, stabilimento produttivo e uffici, attualmente presente sul mercato dei canali Ho.re.ca e Retail, Vending e Serving. Da quattro generazioni porta avanti con impegno e determinazione il lavoro iniziato oltre sessant’anni fa, dimostrando di essere riuscita ad “innovare nella continuità” senza mai perdere di vista la qualità, l’attenzione per il prodotto e l’attaccamento al territorio. L’azienda lavora ogni anno oltre 70.000 sacchi di caffè verde in un ricco assortimento di miscele e segue con attenzione gli sviluppi nel panorama industriale per garantire un miglioramento continuo dei propri processi; vanta infatti un parco tecnologico produttivo d’avanguardia: tutte le fasi di lavorazione sono eseguite mediante un impianto completamente informatizzato di ultima generazione.

Questa attenzione alle tecnologie è emersa anche nel momento in cui l’azienda ha dovuto fare i conti con il cambiamento del proprio software gestionale. Quarta Caffè, infatti, prima di scegliere Eurosystem come partner per i sistemi informativi, si serviva di tre strumenti differenti per la gestione dei processi aziendali: un software per la contabilità, uno per l’area operativa e infine Microsoft® Excel per monitorare i dati del reparto produttivo. “Il software che più utilizzavamo e di cui eravamo in possesso era personalizzato e ben cucito su di noi, ma non bastava per stare al passo con l’evoluzione tecnologica. Per questo abbiamo cercato un prodotto che meglio potesse comprendere le esigenze di una torrefazione: Freeway® Skyline è un gestionale verticale che nasce proprio per le aziende del settore e che si è dimostrato avere le caratteristiche necessarie per soddisfare i nostri bisogni” spiega Tiziana Guacci, analista dei Sistemi IT presso Quarta Caffè. Il precedente software tendeva a rimanere obsoleto e non era più possibile realizzare ulteriori sviluppi e aggiornamenti, fare affidamento agli strumenti di analisi dei dati a disposizione e, sotto l’aspetto fiscale, riuscire ad adeguarsi ai tempi e soprattutto alle normative inerenti. “Con la sostituzione del gestionale, l’obiettivo di Quarta Caffè è stato non solo sopperire a delle mancanze, ma anche, e soprattutto, avere un unico sistema integrato aziendale, un unico sistema da cui tutti avrebbero potuto lavorare e attingere informazioni” continua Guacci.

L’azienda è affiancata dai consulenti di progetto Eurosystem per poter migliorare continuamente il livello di personalizzazione in Freeway® Skyline, grazie al quale è stato anche possibile importare dieci anni di attività (statistiche, dati di vendite, etc.) presenti nel programma prima in uso. Tutti questi dati a disposizione sono aggiornati in tempo reale e le estrazioni richieste possono far riferimento a vendite avvenute minuti o anni prima. Questo ha permesso di migliorare le performance degli strumenti a disposizione del board, per il supporto alle decisioni strategiche attraverso informazioni sintetiche sulle attività dell’azienda. La necessità di cambiare gestionale si è rivelata poi un vantaggio per l’azienda grazie all’introduzione di diverse nuove funzionalità. “Oltre ad informatizzare gli ordini di acquisto già in fase di start-up – spiega Elio Bottero, project consultant Eurosystem – abbiamo permesso una gestione puntuale delle attrezzature in comodato d’uso, per poter risalire in qualsiasi momento alla loro ubicazione e storia. Tutti gli eventi di consegna e ritiro del materiale in comodato vengono ‘catturati’ dal sistema informativo e determinano automaticamente la generazione o la chiusura del contratto senza che vi sia l’intervento manuale da parte dell’utente.”

Un’altra funzionalità implementata è stata la gestione puntuale dei cespiti: Freeway® Skyline consente di generare in automatico l’anagrafica del cespite ed il corrispondente movimento di costo storico per ciascuna attrezzatura entrata in azienda e destinata al canale del comodato d’uso. La numerazione dei cespiti viene determinata automaticamente dal sistema e proposta all’utente per conferma o modifica. Non meno importante l’implementazione dei workflow autorizzativi relativi alle richieste di intervento sui clienti (finanziamenti, sconti anticipati, etc). Il flusso automatizzato permette di gestire approvazioni, revisioni, autorizzazioni in base al ruolo dell’utente. I benefici evidenti dei workflow autorizzativi riguardano razionalizzazione e automatizzazione dei processi aziendali, riduzione dei costi e dei tempi di svolgimento delle attività, miglioramento dei tempi di risposta ai clienti, monitoraggio delle attività, maggiore individuazione delle possibili innovazioni per l’organizzazione del lavoro.

Di elevato impatto è stata l’introduzione di una sezione, all’interno del gestionale, dedicata alla produzione: prima dell’ingresso di Eurosystem, il responsabile della produzione era infatti privo di accesso al programma. Ora, grazie all’ERP, anche questa area aziendale è stata implementata nel sistema: già in reparto è possibile imputare i dati dal software di produzione in Freeway® Skyline, così da avere la giacenza corretta del magazzino in tempo reale. La totale visibilità delle informazioni, all’interno del gestionale, ha permesso di intensificare il controllo della produzione e soprattutto dei magazzini del crudo: i responsabili sanno infatti quando una partita finisce o se si chiude prima del previsto. Ora, inoltre, è visibile la contabilità di ciò che è viaggiante e ciò che è in azienda, per una migliore gestione del ritiro del caffè precedentemente registrata extra-sistema attraverso Microsoft® Excel o posta elettronica. “L’obiettivo di avere un sistema integrato sta quindi procedendo – racconta l’Ingegnere Angela Anzilli, responsabile della Produzione in Quarta Caffè – perché siamo riusciti ad integrare il processo di produzione con consumi e prelievi presenti all’interno di Freeway® Skyline. Anche la collaborazione tra colleghi è migliorata molto e siamo diventati una vera e propria squadra: dover fare determinate operazioni, in determinati tempi, ha creato delle regole a cui tutti ci atteniamo e ha definito in modo tangibile i ruoli, attraverso un’adeguata profilazione”.