PIVATO SRL: MIGLIORARE LE PERFORMANCE RINNOVANDO L’ERP

Fondata nel 1969 da Ottorino Pivato come falegnameria artigianale, l’azienda di Castelminio di Resana (TV) si distingue oggi per un’apertura all’innovazione che passa, non solo dalla scelta dei materiali, delle finiture o delle linee di prodotto, ma anche da quella di rinnovare il proprio modo di lavorare e di renderlo più efficiente con l’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati.

Pivato Srl è un’azienda manifatturiera che da quasi 30 anni si è specializzata nella produzione di porte per interni. Nonostante le dimensioni di industria, con circa 80 dipendenti e quasi 13 mila metri quadri coperti di stabilimenti, l’azienda continua a mantenere una forte vocazione all’innovazione, al rinnovamento e alla personalizzazione. La combinazione teorica di tutte le variabili del listino Pivato, infatti, permetterebbe di produrre ben 17 milioni di porte diverse.

Nei primi mesi del 2011, al termine di una software selection durata circa 9 mesi e finalizzata alla scelta di una nuova soluzione gestionale, Pivato srl decide di optare per l’ERP Freeway® Skyline e affida ad Eurosystem, società trevigiana proprietaria del software, il progetto di cambio del gestionale aziendale.

Oggi ne parliamo con Diego Giacometti, responsabile Sistemi Informativi di Pivato Srl.

Perché l’azienda ha deciso di cambiare sistema gestionale?
Il software gestionale in uso prima del cambiamento, implementato 11 anni prima, risentiva ormai di una certa obsolescenza tecnologica e funzionale, essendo nato sulle logiche dell’azienda quando la produzione era 5 volte inferiore e la variabilità gestita era nettamente più bassa.

Su quali processi e aree aziendali è stato introdotto il nuovo software gestionale?
L’implementazione di Freeway® Skyline, l’ERP realizzato da Eurosystem, ha coinvolto tutte le aree aziendali: dalla preventivazione dell’ordine cliente fino all’evasione delle bolle di vendita, con la conseguente fatturazione e gestione degli incassi, passando per la produzione, la pianificazione ed il riordino dei materiali per i vari reparti. Le principali criticità analizzate e risolte nell’implementazione della nuova piattaforma sono state la revisione della codifica di tutti gli articoli e del piano dei conti, l’introduzione di un sistema MRP (Material Requirements Planning) per la pianificazione della produzione, l’utilizzo di un sistema di Business Intelligence a supporto delle varie aree aziendali e la semplificazione della gestione delle distinte basi e dei condizionamenti, necessari per la gestione dell’alta variabilità produttiva aziendale. Inoltre, avevamo l’obiettivo di eliminare tutti i file Excel e Access che si affiancavano alle quotidiane attività per la gestione di diverse aree aziendali e di slegare il sapere aziendale da logiche extra-sistema, proprie di ogni singolo utente e delle sue abitudini. Grazie a Freeway® Skyline abbiamo portato tutto il patrimonio informativo aziendale all’interno di un unico sistema, sviluppando eventuali moduli dedicati su ogni specifico ambito (amministrazione, controllo di gestione, produzione, logistica distributiva).

La mission di Eurosystem è quella di supportare le aziende nell’introduzione di un nuovo sistema informativo, aiutandole a comprendere che il cambio gestionale può diventare una grande opportunità di crescita per l’impresa, non solo dal punto di vista tecnologico ma anche culturale e organizzativo. Un software ERP, infatti, può aiutare un’impresa a funzionare meglio e più velocemente ma solo a patto di essere utilizzato nel modo giusto.

Per questo Eurosystem non si è focalizzata sul cambiamento del solo prodotto ma ha indirizzato il cliente verso un’evoluzione del proprio modo di lavorare partendo dall’analisi e dalla eventuale revisione dei processi per arrivare alla configurazione del software che meglio supportava la nuova organizzazione.

Ritornando al progetto, come si è svolto? Attraverso quali fasi?
Ad una prima analisi dei processi focalizzata sullo stato dell’arte, già avviata prima del progetto, è seguita una approfondita analisi, divisa per area, finalizzata allo sviluppo futuro che meglio avrebbe coperto le esigenze attuali, le richieste migliorative ed le eventuali aperture. Le aree coinvolte sono state, in ordine cronologico, quella commerciale, la produzione, gli acquisti e la logistica distributiva. Parallelamente, è potuto proseguire lo studio delle funzioni amministrative e di gestione del credito. Ogni fase dell’analisi e dello sviluppo è stata mappata e condivisa attraverso apposita documentazione di progetto tra gli analisti di Eurosytem e i nostri responsabili di funzione per l’eventuale revisione ed integrazione, ed infine è partita l’implementazione. In ambito produttivo, ogni scelta sulla strutturazione delle distinte base, dei magazzini e dei centri di lavoro è stata fin da subito orientata all’uso del nuovo software MRP di Freeway® Skyline, la cui impostazione e configurazione sono avvenuti in più passaggi di affinamento del comportamento del software, degli avanzamenti di produzione e di valorizzazione dei dati gestionali dei materiali, anche grazie al supporto esterno di una consulenza specifica in ambito di organizzazione produttiva. Attualmente, nonostante l’enorme variabilità della produzione Pivato, l’MRP “cicla” senza difficoltà su 70 mila articoli attivi e rilascia circa 10 mila ordini di produzione ogni settimana.Tutti i file Excel ed Access che nel corso degli anni si erano affiancati al vecchio gestionale (estrazioni, statistiche, reportistica a supporto) sono stati incorporati all’interno di un portale dedicato alle stampe produttive e dall’applicativo dedicato Freeway® Business Intelligence, che quotidianamente affianca e supporta ogni utente del sistema.

Quali sono stati i vantaggi operativi apportati dal cambio gestionale?
A seguito di un lavoro di analisi reparto per reparto sulla documentazione a supporto della produzione, sono stati rivisti, migliorati e semplificati i report che venivano utilizzati dagli operatori e, dove possibile, sono stati eliminati o sostituiti con supporti digitali e non più cartacei. Il flusso delle informazioni si è affiancato e adattato al nuovo layout produttivo che, nel corso del cambio di ERP, ha visto coinvolti quasi tutti i reparti interni all’ azienda. Inoltre, il sistema di bollettazione e di etichettatura dei prodotti finiti è stato migliorato anche nella consultazione dei pezzi da imballare di settimana in settimana, grazie alla gestione integrata dei piani di carico. Il commerciale e la programmazione della produzione dispongono ora di cruscotti informativi che, in tempo reale, danno la situazione e la composizione degli ordini cliente in ingresso, semplificando e anticipando l’analisi su tutte le commesse aziendali. Anche l’ufficio tecnico può gestire ora in maniera massiva e storicizzata gli interventi di codifica delle operazioni produttive che forniscono agli impianti e agli operatori di produzione tutte le informazioni necessarie per realizzare un determinato foro, scasso, lavorazione o fresatura, gestendone anche il disegno specifico. È stato infine sviluppato un sistema di determinazione automatica della data prevista consegna di ogni ordine cliente. A partire dalla composizione delle porte richieste all’interno dell’ ordine, ai lead time produttivi e alla presenza omeno di eventuali fasi di conto lavoro, viene determinata inautomatico la data prevista di consegna dell’ordine, dando comunque la possibilità all’ufficio commerciale oppure all’ufficio pianificazione di intervenire per anticiparne oppure posticiparne la messa in produzione.

Quale è stato il valore aggiunto del progetto?
L’introduzione dell’ERP Freeway® Skyline ha rappresentato una vera e propria trasformazione non solo in ambito tecnologico ma anche nelle abitudini e nelle modalità di lavoro dell’azienda e anche dei nostri clienti, che hanno beneficiato in prima battuta di un sistema interno più efficiente e in grado di fornire, tra le altre cose, un nuovo modulo di conferma d’ordine più semplice e chiaro rispetto al vecchio.