Obbligo di conservazione
delle PEC
Come conservarle per essere tutelati
di Paolo Riscica
Non tutti sono a conoscenza che vi è un obbligo, per gli imprenditori, di conservare le PEC per 10 anni. Tale obbligo deriva dagli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile che impongono all’imprenditore di “…conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” e dispongono la conservazione decennale per “… le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.
Il valore di una PEC
Le PEC sono da equiparare ai documenti cui la legge impone un obbligo di conservazione, al pari di
telegrammi, lettere e fatture poiché hanno lo stesso valore legale della
raccomandata con ricevuta di ritorno. La PEC, inoltre, è un “documento
informatico”, che il Codice dell’Amministrazione digitale definisce
quale “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Per classificare compiutamente un documento come informatico,
occorre tuttavia garantirne il rispetto delle caratteristiche di paternità, di autenticità, di integrità, di affidabilità, di leggibilità e di immodificabilità, caratteristiche tali da garantire nel tempo valore legale al documento stesso. Per tale ragione, l’utilizzo della PEC garantisce una piena paternità del messaggio inviato o ricevuto così come degli eventuali allegati, che è preferibile sottoscrivere digitalmente in caso si sia i mittenti o, qualora si sia i destinatari della PEC, richiedere con sottoscrizione digitale. La PEC ha valore legale in quanto il Fornitore del Servizio PEC attesta, con una ricevuta elettronica firmata elettronicamente dallo stesso, l’avvenuta consegna della comunicazione al destinatario. La firma elettronica del Fornitore del Servizio ha però normalmente la durata di un anno e, per tale ragione è opportuno conservare le PEC con un procedimento di conservazione a norma di legge. L’archiviazione su pc o server e/o
stampa cartacea non sarà infatti sufficiente, ma per garantire il valore
legale del documento informatico dovranno essere seguite le procedure
del DPCM del 13 novembre del 2014, che richiama il D.P.C.M. del 3
dicembre del 2013, recante le regole tecniche in materia di sistemi di
conservazione. L’Agenzia per l’Italia Digitale ha inoltre pubblicato le “linee guida sulla conservazione dei documenti informatici” ove vengono indicati i principi sulla conservazione dei documenti informatici.
Cosa conservare dei messaggi PEC
È opportuno conservare tutta la posta in arrivo, le ricevute di consegna (contenenti il messaggio inviato e tutti i metadati che confermano la consegna effettiva del messaggio al destinatario) e tutti i messaggi che contengono documenti con firma digitale. Per questi ultimi, a maggior ragione, è opportuna una adeguata conservazione, per evitare che alla scadenza del certificato di firma digitale la sottoscrizione perda i requisiti previsti dall’articolo 2702 del Codice Civile, con la conseguenza che da scritture private che fanno piena prova, fino a querela di falso, delle dichiarazioni ivi contenute, vengano declassate, ai sensi dell’articolo 2712 C.C., a mere riproduzioni informatiche, che fanno piena prova dei fatti e delle cose rappresentate; a meno che coloro contro i quali sono prodotte non ne disconoscano la conformità ai fatti o alle cose stesse. È altresì opportuno conservare i messaggi PEC inviati: in particolare, la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml”, che riproduce
l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del
mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio). La ricevuta di avvenuta consegna “completa” di una PEC, infatti, è mezzo idoneo a certificare non solo il recapito – nella casella di Posta Elettronica Certificata – del messaggio e-mail, ma anche degli eventuali allegati alla stessa. Contro tale ricevuta è comunque ammessa prova contraria costituita da errori tecnici riferibili al sistema informatizzato, come ha avuto modo di specificare la Corte di Cassazione civile, sez.
VI, 09/04/2019, n. 9897.
E le e-mail?
Anche una e-mail, un tracciato
record, un database, sono da considerarsi documenti informatici a tutti gli effetti. In tema di efficacia probatoria dei documenti informatici, il messaggio di posta elettronica (cd. e-mail) costituisce un documento
elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti che, seppure privo di firma, rientra tra le riproduzioni informatiche e le rappresentazioni meccaniche e, pertanto, forma piena prova dei fatti e delle cose rappresentate se colui contro il quale viene prodotto non ne disconosca la conformità ai fatti o alle cose medesime. Le regole relative alla necessità di conservazione decennale dei documenti informatici, pertanto, si possono estendere per analogia alle e-mail rilevanti per l’impresa, quali ad esempio quelle contenenti le trattative per un determinato affare. Tale obbligo di conservazione, tuttavia, può rivelarsi più un vantaggio per l’imprenditore, piuttosto che uno svantaggio,
in quanto, se adeguatamente conservati, i documenti informatici potranno essere utilizzati in eventuali procedimenti giudiziali o amministrativi.
In conclusione
L’imprenditore dovrà organizzarsi per la conservazione delle PEC e delle e-mail rilevanti per l’attività d’impresa, anche affidando tale incombente a terzi, che potranno conservare i documenti informatici mediante la conservazione sostitutiva, per un periodo di 10 anni.