MAURO DE BONA – Adattabilità, prima regola dello Smart Project Management

La causa maggiore di progetti andati male è da ricercare nella cattiva comunicazione

Il team e la comunicazione sono gli elementi imprescindibili dell’approccio Smart Project Management. Un metodo che non si rifà ad un’unica metodologia, ma sceglie un set di strumenti di base da cui partire per lo specifico progetto. Quest’ultimo ha tra le sue peculiarità incertezze che vanno ove possibile previste per renderlo più efficiente e più efficace. Intervista a Mauro De Bona, ingegnere gestionale e partner di Novalia.

Cosa significa gestione agile di un progetto?
Il tema dell’agile nasce in ambito anglosassone, nel mondo dei software. L’approccio tradizionale per lo sviluppo del software è sempre stato il waterfall, ovvero a cascata: analisi dei requisiti, progettazione, sviluppo, collaudo, manutenzione. Nel 99% dei casi succede che il risultato non combacia con le aspettative del cliente, questo per vari motivi: il cliente non era stato chiaro con il brief, oppure perché le esigenze nel tempo sono cambiate, etc. Di qui l’esigenza di avere un approccio agile: ovvero raccolgo le specifiche dal cliente, formo un team di lavoro che presenta al cliente in modo molto frequente dei piccoli risultati durante la lavorazione: questo permette al cliente di verificare la direzione che sta prendendo il progetto e nel caso, fare delle modifiche durante la lavorazione. Nel mondo agile esistono una serie di tecniche e metodi ormai consolidati. Si tratta di un approccio che non è così scontato poterlo applicare a tutte le aziende. Sono dell’idea che bisognerebbe mettere insieme quello che di buono il mercato mette a disposizione in termini di strumenti e adattarli a ciascuna realtà.

Qual è l’evoluzione di questa sua teoria?
Insieme a Nordest Servizi abbiamo coniato un termine: smart Project Management. Partiamo da una premessa: i metodi, i manuali sono necessari per la gestione di un progetto, ma non sono sufficienti. Pertanto Smart Project Management è l’utilizzo di un set minimo di strumenti, scelti nell’ampio panorama a disposizione, che si ritiene utile per il specifico caso. Si procede con la messa a fuoco del progetto e si costruisce un team di lavoro che sia fortemente consapevole del contributo che andrà a dare al progetto. Nella pratica, il progetto, a differenza di un processo, non è un’operazione ripetitiva, ogni progetto è un caso a sé con le sue incertezze. Di queste alcune posso eliminarle altre posso prevenirle, altre posso gestirle solo ex post: ci sono vari fronti su cui bisogna agire.

Ci spieghi meglio…
Avere la consapevolezza che esistono elementi di incertezza che si possono prevenire non è una cosa così comune all’interno di un’azienda. È un aspetto che dovrebbe emergere nella primissima fase in cui bisogna porsi una serie di domande: la prima e più importante è “Quale valore vogliamo realizzare?”. Inoltre, il progetto non va pensato solo per il cliente, ma anche per i membri del team di lavoro, ciascuno dei quali deve avere un interesse e un ritorno dal progetto, non solo di natura economica. Se nel progetto non abbiamo chiaro il ritorno, il valore che produce non solo per il cliente ma anche per ciascun componente, rischiamo che il progetto zoppichi. Pertanto la fase iniziale di farsi delle domande è un investimento di tempo obbligatorio per la buona riuscita del lavoro. La fase successiva alle domande è definire con chiarezza le responsabilità all’interno del progetto, noi utilizziamo la matrice RACI (matrice di assegnazione responsabilità) che definisce i vari livelli di responsabilità delle persone che intervengono.

Qual è la causa che primeggia nel fallimento di un progetto?
È la scarsa comunicazione interna. Prendiamo le riunioni: uno strumento potentissimo e costosissimo e che, se non sono ben gestite, perdono di efficacia. Oppure la mail che serve solo per informare, se la utilizzo per risolvere un problema, sto sbagliando canale. Se uso gli strumenti giusti, evito la burocrazia ma punto all’efficienza, lavoro sulle competenze delle persone e riesco a lavorare in team mettendo insieme delle informazioni che arrivino alle persone giuste, il mio progetto ha degli ottimi presupposti di successo.

Quali sono i vantaggi che trae un’azienda dallo Smart Project Management?
Il vantaggio principale è il recupero dell’efficienza. L’efficacia significa fare le cose giuste, efficienza è farle nel modo giusto. Riduzione di sprechi di tempo, dello stress, della frustrazione. Il recupero di efficienza si traduce in un valore maggiore. Attenzione, come dicevo sopra la metodologia va adattata a ciascun progetto.

Qual è il ruolo della comunicazione in questo approccio?
In Italia si sottovaluta clamorosamente la comunicazione, ritenuta invece un accessorio, all’interno del progetto è la linfa. Bisognerebbe far seguire la fine di un progetto da due altri step: il primo è un po’ più tecnico, ovvero fare un de brief per mettere in evidenza sia le cose che hanno funzionato, che quelle che non hanno funzionato e il perché. L’altro aspetto della celebration è rendere partecipe ciascun componente del team del valore del suo contributo alla riuscita del progetto, proprio per ingaggiarlo e renderlo orgoglioso del lavoro e dell’azienda in cui lavora.