L’UTENTE CERCA E IL SISTEMA LO AIUTA…

L’ERP Freeway® Skyline evolve ulteriormente e, proseguendo nell’obiettivo di mettere l’utente al centro del sistema, gli offre un nuovo modo per navigare ed esplorare non solo le informazioni, gestionali e non, ma anche le relazioni esistenti tra queste. Ricercare sì, ma con intelligenza.

SENSE è il nome in codice del nuovo modulo integrato in Freeway® Skyline che consentirà all’utente di esplorare le proprie informazioni in modo intuitivo e rapido navigando agevolmente non tra applicazioni, form e schede, ma direttamente tra documenti, siano essi classici documenti gestionali come pure di altra natura quali file PDF, documenti archiviati digitalmente, ma anche report di altre applicazioni o pagine di consultazione del portale.

L’esperienza quotidiana degli utenti di una PMI è vincolata spesso al solo software gestionale in dotazione con le sue applicazioni e le sue maschere di inserimento. A queste si aggiunge magari qualche integrazione con altre applicazioni office classiche, come email, wordprocessor e fogli elettronici, delle quali non si può fare a meno in azienda. Tuttavia, qualunque utente sa benissimo che il proprio lavoro non è tutto qui e che spesso il rapporto con il software gestionale può limitarlo e non fornirgli quella visione trasparente dell’azienda che vorrebbe. Un esempio, forse, chiarisce meglio i termini del problema. Pensiamo ad un utente del reparto commerciale che deve verificare lo stato di evasione di un ordine cliente, essendosi il cliente appena infuriato perché gli è stata recapitata la fattura per un ordinativo non ancora ricevuto. Quasi certamente il software gestionale offre al nostro utente un’applicazione che gli consente di recuperare la fattura sotto accusa, ma poi? Egli avrebbe bisogno di verificare i documenti di consegna della merce fatturata; probabilmente anche qui l’applicazione offrirebbe dei collegamenti diretti per arrivare a constatare che il documento di trasporto è stato emesso e che la merce non è più in magazzino. Sembra tutto a posto, tuttavia la fattura è stata emessa ma il cliente non ha ancora la sua merce. A questo punto l’impiegato disperato inizierebbe a cercare tra gli appunti sulla sua scrivania o tra le email ricevute qualcosa che possa aiutarlo. Ed è proprio qui che inizia il calvario poiché l’utente dovrebbe uscire letteralmente dal sistema ricercando, con strumenti diversi e senza supporto, le informazioni di cui ha bisogno.

È qui che si innesta SENSE, ovvero un sistema unificato di ricerca delle informazioni accessibile direttamente dal portale di Freeway® Skyline, che supera i limiti di ciò che il database gestionale è in grado di ospitare e consente agli utenti di esplorare altre informazioni aziendali. Il tutto con la stessa facilità con la quale sono abituati a saltare da un link ad un altro partendo dalla ricerca a campo unico offerta dai comuni motori di ricerca presenti sul web. In questo modo, ritornando all’esempio, l’utente avrebbe potuto in modo naturale iniziare la propria ricerca digitando le informazioni relative alla fattura e navigando tra i risultati estratti. Il sistema gli avrebbe offerto tutto ciò che poteva essere riconducibile alla fattura indicata e in ordine decrescente di rilevanza. Tra tutti i risultati estratti, direttamente presenti nell’elenco proposto oppure raggiungibili attraverso un elenco di documenti logicamente correlati, l’utente avrebbe potuto facilmente rintracciare l’email, ricevuta 2 giorni prima da un collega, nella quale gli veniva comunicato che la merce sarebbe stata consegnata da un tecnico in occasione di un incontro già pianificato con il cliente.

È proprio quella appena descritta una delle novità interessanti di SENSE. Documenti gestionali archiviati nel database aziendale, email, fax, fatture cartacee ricevute e archiviate digitalmente, hanno infatti delle relazioni tra loro a volte esplicite (si pensi al naturale legame tra una fattura e l’ordine a cui essa si riferisce) e a volte implicite o dedotte e non definite nel sistema (si pensi al legame tra la fattura dell’esempio precedente e l’email): ebbene ciò che arricchisce l’esperienza dell’utente è il fatto di poter cercare da un unico punto informazioni eterogenee e di poter navigare poi le relazioni, implicite o dedotte, che sussistono tra i documenti.