L’evoluzione della conoscenza aziendale
Trent’anni fa nasceva la posta elettronica, che rivoluzionava completamente il modo di comunicare all’interno delle aziende. Oggi, la moltiplicazione delle informazioni e dei canali di comunicazione rischia di disorientare le imprese che temono di non riuscire a salvaguardare e valorizzare il proprio patrimonio informativo. L’innovazione arriva dai moderni software gestionali che consentono all’azienda, attraverso portali su web profilati per utente, di centralizzare e proteggere le proprie informazioni, creando un ambiente di lavoro unico, efficiente e sicuro.
Qualsiasi sia il business di cui ci occupiamo, la disponibilità di informazioni precise e aggiornate relative a clienti, prodotti, progetti e situazioni è un fattore di successo determinante. Se, infatti, riflettiamo sulle concrete situazioni che non ci soddisfano, sulle circostanze che non sono andate come volevamo (inefficienze, errori, ritardi, conflitti, clienti insoddisfatti, ecc.), ci accorgiamo che dietro tutto ciò si nascondono spesso vuoti informativi, comunicazioni mancate, tardive, incomplete: sembra paradossale, in un’epoca dove siamo tutti “connessi” 24 ore al giorno 7 giorni su 7. Eppure, è proprio questo che sperimentiamo ogni giorno nella nostra vita lavorativa. Nel corso degli anni la tecnologia ci ha messo a disposizione nuovi mezzi di comunicazione, che non hanno soppiantato quelli tradizionali ma si sono aggiunti ad essi, creando una miriade di possibilità. In questo contesto ci chiediamo: quali strumenti è più vantaggioso usare, per essere sicuri che tutti in azienda ricevano le informazioni di cui hanno bisogno per poter operare efficacemente?…
…Adottare sensati limiti e criteri di utilizzo degli strumenti disponibili può certamente aiutare, ma i vantaggi più significativi in termini di efficacia ed efficienza si ottengono introducendo strumenti nuovi, che non solo riducono gli inconvenienti descritti, ma sono anche più adeguati per i nuovi contenuti informativi che è necessario scambiarsi. I moderni software gestionali hanno da tempo introdotto automatismi che rendono superflue molte comunicazioni. L’evasione di un ordine, ad esempio, potrà dar luogo a una fatturazione automatica, senza bisogno di un’esplicita notifica. Un’importante evoluzione di questo concetto è rappresentata dai sistemi di workflow: una volta che l’azienda ha definito opportunamente un processo organizzativo, ad esempio l’approvazione di un ordine cliente, le soluzioni di workflow lo trasformano in un processo informatico, il cui avanzamento è guidato dal sistema anziché lasciato all’iniziativa individuale.