LAVORARE CON IT E ICT

“La prima regola di ogni tecnologia è che l’automazione applicata ad una operazione efficiente ne magnificherà l’efficienza. La seconda regola è che l’automazione applicata ad una operazione inefficiente ne magnificherà l’inefficienza”. Intervistiamo il reparto Progetti cliente di Eurosystem che da oltre 35 anni, ispirandosi alla massima di Bill Gates, aiuta le aziende a “magnificare l’efficienza” del loro business, realizzando progetti di rinnovo del sistema informativo basati sull’ERP (Enterprise Resource Planning) Freeway® Skyline.

Eurosystem realizza progetti di cambio del sistema informativo basati su un software ERP proprietario: detto in parole più semplici, cosa fate per le aziende clienti?
F. Montagnoli: «Quello che facciamo è andare a sostituire il software gestionale di un’azienda con il nostro ERP Freeway® Skyline, sviluppando un progetto che si adatti alle caratteristiche del cliente e offrendo un’attività di consulenza su tutte le fasi del cambiamento. In particolare, prima di introdurre il nuovo ERP, cerchiamo di valutare insieme all’azienda interessata l’efficienza dei flussi di gestione utilizzati fino a quel momento e di segnalare quei processi che, prima della configurazione del software, potrebbero essere modificati in ottica di miglioramento».

Cosa distingue il vostro approccio da quello di una qualsiasi altra softwarehouse?
A. Rota: «L’ERP che realizziamo e proponiamo ai nostri clienti è una soluzione completa e articolata, basata su un prodotto standard (provvisto di tutti i principali moduli di gestione: amministrativo e finanziario, ciclo attivo-passivo, produzione e magazzino) che, grazie alla sua architettura tecnologica, consente diverse e specifiche configurazioni e parametrizzazioni. Questo significa che siamo in grado di approcciare aziende di dimensioni e tipologie anche molto diverse tra loro, passando da progetti più semplici ad altri di più ampio respiro. Ma ciò che per noi conta di più è far comprendere che il cambio di gestionale può diventare una grande opportunità di evoluzione e crescita per l’impresa, aiutandola a diventare protagonista di un’innovazione che non è solo tecnologica ma anche culturale e organizzativa».

Come è strutturata la divisione Progetti cliente di Eurosystem? Che obiettivi ha?
S. Biral: «La divisione si inserisce nel più ampio reparto Progetti di Eurosystem e al suo interno comprende un responsabile generale, una figura che cura la pianificazione, dei capi progetto che hanno la responsabilità esecutiva delle attività, e un team di specialisti di progetto che ne gestiscono gli aspetti tecnici. Il nostro obiettivo, da quando siamo nati come realtà di consulenza informatica, è quello di aiutare le aziende a funzionare meglio, quindi più velocemente e raggiungendo un miglior risultato. Un software ERP può rappresentare lo strumento attraverso il quale raggiungere questo obiettivo, a patto che venga utilizzato nel modo giusto. Per questo la nostra strategia non si focalizza sul cambiamento del solo prodotto ma indirizza verso un’evoluzione del modo di lavorare dell’azienda, partendo dall’analisi e dalla eventuale revisione dei processi per arrivare alla configurazione del software che meglio supporta la nuova organizzazione».

Qual è la metodologia che utilizzate in un progetto di rinnovo dell’ERP?
L. Sbrissa: «In Eurosystem adottiamo un modello studiato e pensato, in collaborazione con l’Università degli Studi di Padova, proprio per i progetti di informatizzazione delle PMI e basato sulle regole del Business Project Management (BPM). La metodologia prevede diverse fasi, dall’analisi delle esigenze del cliente, alla stesura di un piano di progetto, alla valutazione della situazione di partenza, alla realizzazione di interventi migliorativi, a configurazione, installazione, formazione e collaudo finale del software. Ognuna di queste fasi è accompagnata da relativa documentazione che attesta lo stato dei lavori nei vari momenti. L’attività viene svolta in totale partnership con il cliente che designa un capo progetto interno con cui possiamo interagire. Di solito le proprietà o direzioni aziendali che decidono di rinnovare il proprio gestionale hanno un’idea dei processi organizzativi che potrebbero essere migliorati, ma non riescono a tracciare e documentare le inefficienze. Grazie alla nostra metodologia possiamo tracciare le anomalie e proporre diverse ipotesi di trasformazione ed evasione dei processi critici, evidenziando di volta in volta i pro e i contro di ognuna. Solo una volta condivise le informazioni con il cliente ed individuata la soluzione migliore,
andiamo ad automatizzare i nuovi flussi nell’ERP, dunque ci focalizziamo prima sull’efficienza e dopo sull’automazione, seguendo anche una massima di Bill Gates secondo cui: ‘La prima regola di ogni tecnologia è che l’automazione applicata ad una operazione efficiente ne magnificherà l’efficienza. La seconda regola è che l’automazione applicata ad una operazione inefficiente ne magnificherà l’inefficienza’».
E. Bottero: «Accanto a questa metodologia negli ultimi tempi stiamo affinando dei nuovi modelli che consentono di ridurre i tempi di startup del progetto, con un vantaggio per il cliente in termini di ottimizzazione dei costi. La lunga esperienza e le competenze acquisite in determinati settori aziendali ci consentono di approcciare i progetti proponendo al cliente degli schemi di processo pre-configurati: in questo modo si snellisce la fase di analisi e studio dei processi prevista dalla metodologia BPM, si anticipano le fasi di set up, prototipazione e start up del progetto con una sensibile riduzione dei tempi di avviamento del nuovo sistema».

Come viene recepito il progetto di rinnovo nelle aziende clienti?
D. Perali: «Le relazioni tra i vari moduli di un software ERP corrispondono a relazioni tra persone di diverse aree aziendali. E il passaggio da un software all’altro, così come quello da un modo di lavorare ad un altro, inevitabilmente può creare un iniziale disorientamento. Generalmente nella proprietà o direzione aziendale si riscontrano consapevolezza e preparazione al cambiamento mentre negli utilizzatori finali del software, spesso coinvolti in dinamiche di ripensamento delle proprie attività e mansioni quotidiane, si può riscontrare un atteggiamento di diffidenza. In questi casi, ciò che può fare la differenza e motivare tutte le persone verso il rinnovamento è la capacità della proprietà o direzione di sostenere il progetto: quanto questa sarà più ferma e decisa nel far percepire l’importanza di un investimento a 360° che ha come obiettivo il miglioramento delle performance di tutta l’azienda, tanto più facilmente si otterrà un coinvolgimento positivo e costruttivo degli utenti finali».
S. Biral: «In molti casi organizziamo assieme alla direzione, al capo progetto e a tutti gli utenti finali dell’azienda cliente una riunione di presentazione del progetto allo scopo di divulgare le modalità ma soprattutto di stimolare la partecipazione attiva delle persone al cambiamento».

Che tempi ha un progetto di questo tipo? A cosa possono essere dovuti eventuali ritardi?
F. Montagnoli: «I tempi di esecuzione di un progetto, a seconda di diverse variabili, possono andare da 6 mesi ad un anno o poco più. Ma, tra tutte le attività di progetto, l’importazione dati dal vecchio sistema informativo del cliente al nostro ERP, insieme alla eventuale riqualificazione e normalizzazione degli stessi, è forse quella che più facilmente può generare dei ritardi essendo un’attività di elevato valore ai fini del funzionamento ottimale del software e le cui tempistiche sono sempre difficili da quantificare in fase di preventivazione».

Perché questo?
D. Moro: «Perché la base dati del nostro ERP è estremamente organizzata e il suo utilizzo impone che i dati rispettino determinati formati e regole. Ma questo è il nostro sistema di categorizzazione dati, nella maggior parte dei casi diverso da quello dei clienti che spesso si ritrovano ad avere una quantità enorme di informazioni diversificate e collocate su supporti eterogenei (database, fogli excel, supporti cartacei, ecc.). Noi abbiamo le competenze per importare la base dati del cliente nel nostro ERP ma non conosciamo in dettaglio la natura della stessa finché non andiamo a creare praticamente – e questo succede in una fase avanzata del progetto – un collegamento con essa.
Una volta fatto questo passaggio possono essere rilevate delle incoerenze che vanno sanate. Questo può causare dei ritardi che generalmente, con un’opportuna pianificazione, siamo in grado di comunicare con anticipo al cliente».

A questo proposito, quanto è importante la figura di responsabile della pianificazione?
A. Caneva: «Il mio obiettivo, in quanto responsabile della pianificazione, è di assicurare che le attività di progetto procedano in modo fluido e nei tempi previsti, prevenendo le inefficienze. Il termine inefficienza significa che un ritardo nella consegna del servizio potrebbe dipendere da qualche intoppo organizzativo che si crea nella nostra struttura: la mia figura serve proprio ad evitare che questo accada, e a garantire tempestivamente la disponibilità di risorse interne con le competenze idonee a svolgere le attività che ogni progetto richiede. Questo si traduce nel coordinare le relazioni tra il reparto Progetti e le altre aree aziendali, in particolare la divisione Sviluppo, assegnare e calibrare i carichi di lavoro alle risorse, definire le priorità. Partecipo infine alla definizione delle linee guida per la gestione del progetto e del rapporto con il cliente, inclusi gli standard documentali. La pianificazione non dev’essere un’incombenza di pochi, ma una cultura diffusa in tutta l’azienda: allungamenti o ritardi potranno comunque verificarsi, ma con un controllo continuo si sarà sempre in grado di comunicare con anticipo al cliente le eventuali problematiche».

Quali sono le tematiche più sentite dalle aziende? Come sono cambiate dal passato ad oggi?
E. Bottero: «La differenza con il passato è che mentre vent’anni fa le aziende si informatizzavano per ridurre il tempo di esecuzione di attività manuali e ripetitive, quali ad esempio l’emissione di bolle e fatture, oggi il cambio di gestionale ha come obbiettivo principale quello di ottenere informazioni (indicatori) utili a prendere decisioni strategiche. C’è stato quindi un passaggio da ‘introdurre dati in un sistema informativo per automatizzare e ridurre i tempi di esecuzione delle attività’ a ‘introdurre dati per ottenere informazioni a supporto delle decisioni aziendali’».
A. Caneva: «I clienti, infatti, dando per scontato che un software ERP automatizzi processi e mansioni, chiedono di poter sfruttare la mole di dati che si ritrovano nel vecchio sistema in modo che questa non generi solo dei costi di gestione ma anche dei benefici. Affinché questo succeda occorre però un sistema che imponga l’utilizzo di dati certi e qualificati e che renda questi dati facilmente trovabili: serve insomma che l’informazione, solo quella che realmente interessa, attraverso la soluzione ERP arrivi velocemente all’utente che la cerca e desidera utilizzarla in ottica strategica. Un’informazione che deve avere il giusto grado di sintesi, essere precisa e corretta perché è proprio a partire da informazioni sbagliate che si prendono decisioni sbagliate».

Come è l’impatto di un progetto ERP sull’infrastruttura? Come viene gestito questo passaggio?
M. Bonanomi: «La fase di interfacciamento tra il nostro ERP e il sistema informatico e informativo dell’azienda cliente viene gestita dalle figure di sistemisti applicativi il cui compito è quello di installare il gestionale nei server messi a disposizione dal cliente, fare in modo che il sistema precedente e il nuovo ERP possano coesistere, anche solo temporaneamente, per garantire continuità al gestionale, infine eseguire attività propedeutiche affinché non ci siano problematiche che possano limitarne o bloccarne l’uso, cosa che impedirebbe all’azienda di svolgere tutte le sue attività quotidiane».

Una volta formato e acquisito il progetto, cosa succede?
S. Biral: «Una volta acquisito un nuovo cliente si tiene una riunione interna di kick-off in cui l’area commerciale trasferisce al team di progetto designato tutte le informazioni necessarie. A questa segue un secondo kick-off tecnico tra il team di progetto Eurosystem e quello cliente nel quale si delineano le attività e si redige il primo documento di ‘Stato avanzamento lavori’. Da qui prende le mosse il piano lavoro che, seguendo tutte le fasi previste dalla metodologia, si concluderà con l’installazione e il collaudo del nuovo ERP presso l’azienda cliente. La forza del cambiamento è pervasiva: avviato il progetto, il cliente percepisce quasi subito i benefici che derivano dall’evoluzione organizzativa e culturale introdotta e prosegue in questa direzione affinando le sue richieste e reagendo in maniera sempre più collaborativa alle nostre proposte. Si inizia così a costruire insieme la lunga strada dell’innovazione».