LAVORARE CON IT E ICT

Il difficile contesto economico, le normative che cambiano in continuazione, la necessità di essere sempre più competitivi e supportare il cliente con molteplici servizi: tutto questo rende oggi più complessa la gestione dei processi amministrativi, contabili e finanziari di un’impresa. E alle divisioni amministrative di una PMI rimane l’arduo ma necessario compito di far quadrare i numeri. Intervista al reparto Amministrazione del Gruppo Eurosystem Sistemarca Srl.

Di che cosa si occupa il reparto Amministrazione?
C. Sbicego: «Il nostro reparto amministrativo si occupa di numerose attività, a volte molto impegnative e delicate. Tra le principali ci sono la gestione delle fatture, sia in entrata (dai fornitori) che in uscita (verso i clienti); la gestione dei pagamenti e degli incassi, la tenuta della contabilità e la stesura di situazioni periodiche e dei bilanci, la gestione dell’aspetto fiscale, le relazioni con gli istituti bancari, la gestione del personale e infine la necessaria informazione/ formazione. Nel nostro caso, essendo Gruppo Eurosystem Sistemarca Srl una holding che comprende al suo interno altre 4 società, si tratta di gestire l’amministrazione, la contabilità e gli aspetti finanziari di ben 5 aziende, con circa 80 collaboratori e un fatturato annuale di 12 milioni di euro».

Siete un team tutto al femminile: vantaggio o svantaggio?
C. Sbicego: «La nostra azienda ha sempre agevolato il lavoro femminile, concedendo facilmente il part-time richiesto dalle neo-mamme. Il nostro lavoro si presta ad essere suddiviso su più persone e questo, se ad una prima analisi può sembrare dispersivo, aumenta le possibilità di verifiche e di controllo. Così con gli anni siamo diventate un bel gruppetto!»
R. Crotti: «Decisamente un vantaggio! Nello svolgimento del lavoro si creano spesso un’intesa e una complicità di quelle che possono nascere solo tra donne. E poi, si sa, le donne sono molto più precise degli uomini e la precisione in questo lavoro è fondamentale e obbligatoria, soprattutto perché lavoriamo con i numeri».

I numeri prima di tutto insomma…
I. Rasera: «I numeri per noi sono fondamentali, dalla loro correttezza dipende la soddisfazione del cliente e la serenità dei nostri colleghi. Per questo il nostro obiettivo è svolgere il lavoro con la massima serietà e precisione, in modo che tutto quadri, anche le virgole!»
R. Crotti: «A livello normativo ci sono continui cambiamenti, quindi per chi lavora in ambito amministrativo sbagliare è umano e l’errore può capitare. Ma se si fa davvero attenzione, si sbaglia raramente. Nel mio caso, occupandomi della fatturazione ai clienti e della contabilità, è importante verificare che tutti i dati relativi alla fatturazione siano stati inseriti correttamente in modo che non ci siano rettifiche da fare e che il cliente sia soddisfatto e facilitato nel pagamento».
S. Campion: «E quando, io che mi occupo della registrazione quotidiana dei movimenti bancari, mi trovo ad inserire il pagamento di un cliente che non ha manifestato alcun reclamo, significa che tutta l’azienda ha lavorato bene e l’intero Gruppo può essere soddisfatto: dal personale commerciale al referente tecnico di progetto all’addetto amministrativo».

Quali sono le difficoltà e i successi di questo lavoro?
B. Stella: «All’interno del reparto uno dei miei compiti è gestire il recupero crediti, un’attività che negli ultimi tempi è diventata sempre più complicata a causa della situazione di crisi economica che ha generato una diminuzione della liquidità disponibile nelle aziende. È una condizione che si ripercuote sull’andamento finanziario ma, nonostante questo, la nostra volontà come azienda rimane quella di andare incontro al cliente. È fondamentale che le persone con cui mi rapporto non vedano in me e nell’azienda che rappresento un nemico, ma una professionista con cui trovare la giusta soluzione».
M. Buranello: «Essendo la mia una figura di collegamento tra il reparto amministrativo e quello commerciale e occupandomi della gestione degli ordini in uscita verso i fornitori, considero un “piccolo grande successo” quello di riuscire a contrattare con il fornitore e ottenere un sconto che renderà il cliente ancora più soddisfatto del nostro lavoro».

Come la tecnologia ha cambiato il vostro lavoro rispetto al passato?
I. Rasera: «Lo ha sicuramente semplificato e velocizzato, e noi addette all’amministrazione siamo state prime protagoniste delle più importanti evoluzioni tecnologiche vissute in azienda. Infatti, dal momento che Eurosystem per trent’anni ha lavorato allo sviluppo di software per la gestione dei processi aziendali partendo da moduli dedicati all’area amministrativa e contabile, a noi che facevamo parte del personale preposto a tali mansioni capitava spesso di testare la validità e il corretto funzionamento delle nuove soluzioni introdotte. E capita ancora! In parte abbiamo contribuito all’individuazione di errori, malfunzionamenti o dimenticanze, che sono state poi corrette prima della fase di commercializzazione».
D. Comotti: «Con il tempo, proprio grazie alle evoluzioni della tecnologia e della soluzione prodotta dall’azienda, abbiamo imparato ad utilizzare sempre più funzionalità che hanno snellito il nostro lavoro aiutandoci a commettere ancor meno errori. La parola chiave per noi è “correttezza dei dati”, per questo è fondamentale avere a supporto un sistema che ci aiuti nell’individuare tempestivamente eventuali anomalie e nel risolverle».
B. Savian: «Un altro grande beneficio generato dal miglioramento delle tecnologie è stato la semplificazione dell’accesso alle informazioni: oggi lavoriamo attraverso un portale web centralizzato e integrato al gestionale attraverso il quale possiamo navigare tra le informazioni e, a seconda delle responsabilità ricoperte, possiamo visualizzare estratti conto, bilanci, fatture da emettere e ricevere, e molte altre informazioni. Il tutto in tempo reale, eseguendo poche operazioni da un unico sistema centralizzato».

Un aspetto che caratterizza il vostro lavoro…
M. Buranello: «Incombenze, richieste urgenti dai clienti, o dai nostri colleghi commerciali, rendono sempre la giornata imprevedibile e trasformano quello che potrebbe sembrare un impiego routinario in un’attività che richiede un’altissima dose di flessibilità e una buona capacità di discernere le priorità. Questo perché la divisione amministrativa costituisce un punto nevralgico nello scambio di informazioni che c’è tra i vari reparti di tutta l’azienda».
R. Michieletto: «L’importanza della collaborazione è a mio parere l’aspetto che meglio caratterizza questo lavoro, in cui ciò che conta maggiormente è la precisione con cui si utilizzano i dati. Spesso ci troviamo a produrre ed inserire nel sistema gestionale documenti che raccolgono molte informazioni e di origine diversa: occorre allora eliminare ogni dubbio e verificare che tutti i dati siano corretti per essere sicuri di non generare dei disguidi con gli stessi clienti. Per far questo, i sistemi informatici in dotazione sono fondamentali, perché molti deidati che ci servono spesso sono già lì, ma non sono del tutto sufficienti. L’esperienza di una collega che opera da più tempo, o la segnalazione di un funzionario commerciale che conosce e segue da anni il cliente e la trattativa che si sta inserendo a sistema sono altrettanto importanti per svolgere il lavoro serenamente e con professionalità».

Carla Sbicego, responsabile del reparto amministrativo e di tutta la gestione finanziaria: in un periodo complicato come fanno le aziende a trovare supporto per i propri investimenti?
C. Sbicego: «Oggi le banche faticano ad accordare prestiti e finanziamenti, persino a società in buona salute. La difficoltà di reperire liquidità non solo per le aziende ma anche per gli istituti finanziari è, insomma, un dato di fatto. Per questo la struttura preposta a finanziare delle attività di aziende terze deve per necessità richiedere loro alti requisiti di affidabilità. Il fatto che il nostro Gruppo abbia tutti i requisiti per accedere ad un finanziamento pluriennale in pochi giorni non dipende unicamente dal mio lavoro ma da come opera e ha operato tutta l’azienda nel corso degli anni. Il mio ruolo è più che altro quello di motivare dettagliatamente la richiesta di finanziamento evidenziando gli obiettivi e le ragioni dell’attività per la quale si necessita un supporto economico, anche se lavorare con precisione, ponendo particolare attenzione al rispetto delle scadenze e alla puntualità di risposta alle richieste di informazioni, ha il suo peso».

Il ruolo delle associazioni di categoria: che supporto danno alle aziende?
C. Sbicego: «Trovo il loro ruolo molto utile alle aziende, soprattutto nell’ambito amministrativo. Sono una indispensabile fonte di informazione e un interessante punto di riferimento per ogni quesito o problema fiscale. Se ho delle difficoltà o dei dubbi sulla gestione di particolari situazioni relative al personale mi rivolgo anche a loro. Le associazioni di categoria dimostrano spesso di avere delle competenze specializzate e allo stesso tempo trasversali, per cui presso di loro trovo risposte anche su argomenti molto diversi. In particolare, credo che nel futuro il grado di complessità nella gestione aziendale aumenterà sempre di più e sempre di più ci sarà bisogno di figure specializzate pronte a supportare le aziende nelle loro necessità».