LAGO SPA: DESIGN PER L’INNOVAZIONE CULTURALE

Può un’azienda di produzione essere fucina di cultura? Sì, se decide di fare del suo prodotto il referente materiale di una filosofia, che nasce nell’azienda e la contamina totalmente, dall’interno all’esterno. Questa è Lago Spa, “casa” del design che ha fatto della partecipazione e condivisione aziendale le condizioni indispensabili per produrre innovazione. A supporto della sua evoluzione, la scelta di rinnovare il sistema informativo con un software gestionale che sposasse il “Lago Thinking”.

Nelle ville nobiliari e nelle chiese veneziane di fine Ottocento ha inizio l’attività di Policarpo Lago, artigiano, ebanista e padre della storica Lago Spa, azienda di design specializzata nell’arredo del living e della zona notte dal mood innovativo e travolgente. Lago, che oggi conta 180 dipendenti e oltre 400 negozi tra Milano, Roma, Londra, Parigi, Barcellona, ha vissuto negli ultimi anni una crescita esponenziale che nel 2006 l’ha portata ad aprirsi al mercato globale. Una sfida importante che la Direzione ha condiviso con tutta l’azienda, mantenendo le proprie radici come bussola nel viaggio. Alla guida di questa avventura il giovane Daniele Lago, e la voglia di diffondere una nuova visione del design, inteso come disciplina in grado di generare cultura, prim’ancora che prodotti. Come? Aprendosi alla contaminazione. Realizzando una grande rete circolare, che bene rappresenta la sua struttura organizzativa, Lago invita creativi, ingegneri, produttori, consumatori, appassionati di design a mescolare le proprie energie e professionalità per dar vita ad una vera e propria filosofia dell’abitare: e su di questa plasma i propri prodotti. Una gestione innovativa delle dinamiche aziendali e della conoscenza interna che necessitava di un supporto informatico altrettanto evoluto, in grado di semplificare la complessità organizzativa e aumentare la condivisione di pensieri, informazioni, processi. Per questo Lago nell’agosto del 2009 decide di rinnovare il proprio sistema informativo.

“L’aumento di fatturato e il conseguente incremento della complessità di gestione, avevano reso il vecchio ERP non idoneo alla normale gestione” – spiega Francesco Dalan, Responsabile IT di Lago Spa – “Parallelamente, la realizzazione di dipartimentali per soddisfare le diverse richieste degli stakeholder rischiava di minare la governance IT sull’ERP. A partire da queste considerazioni si è deciso di avviare il processo di cambio del sistema gestionale, che puntava principalmente alla ricerca di un fornitore che dovesse, da un lato, sposare la filosofia Lago – semplicità, efficienza, visione lateral, ossia tutto quello che ci piace chiamare ‘Lago Thinking’ – e, dall’altro, riuscisse a dare valide garanzie e metodologie sul project management, con una bassa incidenza di incident a seguito delle varie e inevitabili change richieste. In Eurosystem abbiamo riconosciuto il partner ideale per affrontare un processo così delicato, con competenze specifiche decisamente oltre la media, che non sempre aziende di più alto leveraggio sono in grado di assicurare, oltre a una naturale propensione alla rivisitazione delle soluzioni offerte al fine di offrire sempre di più un servizio ‘ritagliato’ sul cliente. Con la loro consulenza abbiamo implementato Freeway® Skyline, l’ERP esteso cha ci ha accompagnato in questa nostra evoluzione”.

Il progetto di cambiamento del sistema informativo ha interessato l’azienda in modo trasversale e coinvolto tutte le aree, dal reparto commerciale, all’ufficio acquisti, alla pianificazione della produzione, senza dimenticare l’amministrazione e il controllo di gestione. Tutti i flussi di lavoro aziendali sono stati analizzati alla luce di una metodologia di BPM (Business Process Management), al fine di individuare un modello organizzativo per ottimizzare le attività e ridurre operazioni e costi inutili. L’obiettivo principale, semplificare i flussi di lavoro e l’operatività giornaliera degli utenti, è stato risolto realizzando un portale web per la ricerca, l’inserimento e la condivisione delle informazioni, profilato e integrato al sistema gestionale Freeway® Skyline. Grazie alle potenzialità dell’applicativo FPS (Freeway® Presentation Server) è stato possibile creare un repository unico, un ambiente di lavoro con accesso personalizzato in base al ruolo di ogni utente, dal quale gestire le proprie attività e accedere a tutte e solo le informazioni di interesse. Al suo interno
sono state sviluppate applicazioni per gestire le attività dei singoli reparti: dalla generazione di ordini di acquisto ai fornitori a quella di ordini di conto lavoro verso terzisti per l’ufficio acquisti; al rilascio massivo degli ordini di produzione sulla base di analisi di magazzino, verifiche e avanzamenti dei dati per il pianificatore della produzione; alla visualizzazione di tutti i dettagli delle righe ordine cliente per il reparto commerciale. Questo ha permesso di strutturare e pianificare sia i processi interni sia le fasi esterne all’azienda, in particolare è stato introdotto il controllo puntuale di tutta la merce in lavorazione presso ogni singolo terzista e la possibilità di verificare il rispetto dei tempi di consegna previsti.

Tra i processi automatizzati la gestione del post vendita e dei resi clienti. Grazie a Freeway® Skyline, tutte le fasi del processo vengono oggi gestite automaticamente dal sistema: apposite applicazioni velocizzano l’operatività dei singoli utenti e nel contempo consentono di mappare le cause che hanno portato alla non conformità del prodotto venduto. Ricevuta la segnalazione dal cliente nell’area dedicata del portale, i responsabili possono mappare all’interno del gestionale quanto segnalato, procedere in tempi rapidi all’invio dell’articolo sostitutivo al cliente, emettere un’autorizzazione al reso verso il cliente. Ricevuto il reso, si procede alla verifica della merce per capire l’effettiva ragione della segnalazione. Grazie alla tracciatura di tutte le segnalazioni, ad esempio, è possibile comprendere come migliorare il processo produttivo per ridurre sempre di più i casi di resi. L’integrazione con il modulo di archiviazione documentale centralizzata FDS (Freeway® Document Server), finalizzato ad automatizzare la gestione dei documenti all’interno dei processi gestionali aziendali, ha migliorato non solo il lavoro dei vari uffici ma anche quello dei reparti produttivi della fabbrica: questi ultimi, infatti, oggi possono produrre e visionare in formato elettronico i disegni e le note tecniche necessari ad eseguire le lavorazioni giornaliere, oltre ad accedere in tempo reale sempre all’ultima versione rilasciata. Queste fasi, inizialmente del tutto manuali, strutturate e veicolate in formato cartaceo, sono state informatizzate, integrate al gestionale e rese monitorabili attraverso il portale web. La possibilità di digitalizzare e inserire nell’archivio documentale il disegno dell’ordine cliente richiesto (realizzato tramite cad grafico), comprensivo di tutte le specifiche tecniche, ha ottimizzato le attività dell’ufficio commerciale e acquisti, offrendo loro la possibilità di consultare il disegno a portale, stamparlo, o allegarlo in qualsiasi tipo di comunicazioni tramite email o fax a clienti, fornitori, reparto tecnico o produzione. Lago ha completato il processo di miglioramento della conoscenza interna realizzando, infine, un apposito portale di comunicazione interna basato sulle logiche del web 2.0. OLGA, dal nome dello spazio interattivo dove si sviluppa la comunità aziendale, comprende un blog, un sistema di chatting, spazi di condivisione video e richieste di supporto e suggerimenti per attività varie.

Insomma, conoscenza condivisa a più livelli per permettere all’azienda di aumentare l’efficienza produttiva e facilitare il lavoro delle risorse interne. Supportando nel contempo quella logica di confronto, partecipazione, contaminazione che rende Lago un “incubatore” culturale di cui massima espressione è il suo design. Tecnologia, ancora una volta, che rende l’uomo innovatore.