ERP e innovazione aziendale

L’introduzione di un sistema ERP è sempre un’operazione complessa e delicata, che può rivoluzionare la gestione interna di un’azienda e di fronte alla quale molte imprese si trovano spesso impreparate. Per questo vogliamo offrire un confronto sul tema partendo da quelli che sono gli indirizzi dell’offerta e l’esperienza della domanda.

La parola al consulente: Giuseppe Mussi, socio Gruppo Eurosystem Sistemarca e consulente per progetti ERP.

Quali sono i criteri da valutare per scegliere il sistema ERP più adatto alla propria azienda?

Il mercato delle PMI italiane, già complesso e maturo, è mediamente alla ennesima meccanizzazione e la crisi degli ultimi anni ha ulteriormente complicato il quadro. Ma le aziende possono ancora effettuare un salto di qualità approfittando del momento di contrazione economico per prepararsi internamente alla ripresa e aumentare la propria competitività investendo in innovazione, sia tecnica (di prodotto) che organizzativa (miglioramento operativo ed automazione). Tuttavia, il cambio di un sistema ERP è divenuto un evento importante sia da un punto di vista strategico che da quello economico e di investimento: occorre, infatti, tener presente che l’impatto tecnologico di questi sistemi si estende anche sull’infrastruttura e su altri aspetti di natura organizzativa, per cui non centrare la scelta significa sprecare inutilmente risorse economiche e temporali, oltre che non raggiungere gli obiettivi auspicati.

La prima valutazione da fare è esplicitare e tenere ben presente le proprie necessità in termini di efficienza, tra queste potrebbe esserci, ad esempio, aspettarsi che il nuovo sistema permetta di superare le limitazioni del precedente e sia più performante. Ma l’efficienza consente solo un primo risultato, ossia operare meglio e più velocemente di prima. Il secondo criterio e quello dell’efficacia, ovvero la nuova meccanizzazione deve consentire all’azienda di poter automatizzare il più possibile demandando al server tutte le attività ripetitive e senza valore aggiunto, consentendo all’utente di concentrarsi su processi eccezionali e ottimizzati a livello globale.

Questi due aspetti, per quanto importanti e basilari, tuttavia potrebbero risultare ancora insufficienti a consentire un positivo e veloce ritorno dei costi sostenuti: infatti, entrambi incidono sulla gestione “interna” dell’azienda, senza necessariamente portare particolari riflessi o ampi benefici nel breve sul mercato esterno. Un cliente sarà certamente contento se il proprio fornitore è ben organizzato e opera secondo flussi codificati e automatizzati, perché sarà segno di solidità, ma non necessariamente questi saranno buoni motivi per aumentare i propri ordini. In realtà, quando a proposito di questi sistemi si parla di vantaggio competitivo, ci si riferisce al fatto che, riuscendo a valorizzare tramite gli stessi sistemi i processi core interni all’impresa, le si consente indirettamente di incidere anche all’esterno: si possono, ad esempio, allargare l’offerta di servizio o il numero di prodotti, garantendo tempi di consegna più brevi, riducendo al minimo i resi, migliorando la qualità, diminuendo il time to market.

I sistemi informativi di ultima generazione, assieme alle competenze consulenziali e metodologiche di alcune società di information technology, possono aiutare le imprese a centrare tali aspetti attraverso analisi di Business Process Management che permettano di riorganizzare i processi; operazioni di meccanizzazione di tali processi tramite motori di workflow; una consulenza strutturata con metodologie di Project Management che coinvolgano direttamente i responsabili interni.

Dunque, solo un’attenta esplicitazione ed una valutazione di tali costi/benefici può consentire di scegliere il sistema più idoneoalle mutevoli esigenze presenti e future dell’impresa.

Quali le differenze di valore e cultura tra prodotti ERP delle grandi multinazionali e software proprietari di rivenditori locali?

I prodotti internazionali nascono storicamente per soddisfare esigenze delle aziende di grandi dimensioni in grado spesso di influenzare il mercato (multinazionali con migliaia di dipendenti, numerose sedi e stabilimenti in Italia e all’estero, etc.): in questo segmento di fascia alta tali soluzioni, il cui rigido rispetto dell’impostazione (aderenza alle best practice) è il principale plus, sono ideali e, dato il modello organizzativo piramidale delle stesse imprese top, sono imprescindibili. Le PMI in generale, ed in particolare quelle italiane, sono invece caratterizzate da repentini cambiamenti (versatilità, diversificazione continua, velocità frenetica,) che devono sostenere per assecondare le richieste sempre più “customizzate” ed urgenti della clientela.

I produttori di zona di software gestionali devono, quindi, competere cercando di soddisfare queste particolarità nell’ottica di massimizzare il vantaggio competitivo dell’impresa nel proprio settore, dovendo spesso gestire e risolvere problematiche inedite, complesse, e non standardizzabili. Per riuscirci, è sempre più strategico concentrarsi su alcuni mercati divenendo specialisti mediante ingegnerizzazione di soluzioni applicative mirate per settore. In aggiunta a tali competenze, devono essere in grado di “realizzare il vestito su misura”, per soddisfare all’interno del prodotto standard in modo parametrico le ulteriori particolarità della singola ditta cliente. In alcuni casi e nell’ambito di queste soluzioni software, il cliente finale può arrivare persino ad incidere nell’evoluzione del prodotto standard. Mentre i grandi player di settore, dunque, si focalizzano sul prodotto, lasciando ai business partner della vendita indiretta l’implementazione progettuale e l’eventuale verticalizzazione, il vero valore degli sviluppatori locali di ERP è la partnership a tutto tondo: una soluzione di continuità tra prodotto, implementazione, servizi e soddisfazione del cliente, il tutto necessariamente a costi competitivi.

La parola al cliente: Mauro Fava, Amm. Delegato Starmatik Srl, ha avviato nella propria azienda un progetto ERP.

Quali motivazioni muovono un’azienda ad un cambio del sistema informativo? Quali gli obiettivi e la visione a lungo termine all’origine del rinnovamento tecnologico? Come, di conseguenza, procede l’azienda? E quali criteri adotta nella scelta del progetto più adeguato alle sue esigenze?

Le dinamiche di mercato e la sua volubilità impongono alla nostra azienda di avere a disposizione uno strumento che fornisca dati aziendali certi, in tempi brevi, e che agevoli il lavoro dei propri dipendenti, permettendo di raggiungere gli obiettivi che l’azienda si pone nel rispetto dei tempi previsti. Relativamente alla mia esperienza, una volta appurato che lo strumento tecnologico in uso in azienda non era più adeguato, mi sono mosso alla ricerca di un sistema più confacente alle nostre necessità valutando cosa offre il mercato e consultando chi in passato ha avuto altre esperienze lavorative. Avevo ben chiari quali erano gli obiettivi da perseguire: migliorare la comunicazione fra gli enti aziendali, avere le informazioni in tempo reale per prendere delle decisioni strategiche; migliorare i tempi di evasione di una pratica, riuscire a monitorare le attività delle varie aree aziendali, dare risposte immediate ai clienti, effettuare una determinazione corretta dei costi; automatizzare quanto più possibile le attività degli operatori; avere uno strumento che fosse di supporto alle strategie aziendali.

Nel nostro caso, abbiamo individuato nel progetto ERP proposto da Eurosystem la soluzione più confacente alle nostre esigenze. Le conseguenze collegate all’avvio del nuovo sistema informativo oltre alle nuove modalità operative saranno una riorganizzazione dei flussi aziendali che ci renda più competitivi sul mercato. Tra i vantaggi che ci attendiamo dalle migliorie indicate ci sono: una maggiore velocità di risposta al cliente; una maggiore velocità di realizzazione e progettazione; minori costi derivanti da una corretta e puntuale informazione scambiata fra i vari Uffici; una maggiore precisione consuntivo e budget di commessa; una corretta gestione dei costi e la possibilità di effettuare scelte strategiche in tempo reale.