Come volare alto con l’ERP

Introdurre un ERP (Enterprise Resource Planning) significa ripensare, semplificare, uniformare il modello con cui un’azienda gestisce il business, prima di rendere quel modello un processo automatico all’interno di un sistema informatico. Automatizzare l’impresa sulla base di processi standard non è semplice, ma con una soluzione solida e altamente configurabile può essere determinante per performare. Anche per un’azienda appartenente ad un settore complesso ed esclusivo come quello dell’aeronautica.

Il cambiamento del sistema informativo, pur avendo l’obiettivo di migliorare il funzionamento aziendale, crea non poche perplessità, soprattutto nelle imprese che operano in mercati particolari, offrono servizi più che prodotti, e hanno esigenze diverse da quelle del settore manifatturiero. È molto probabile che titolari e responsabili dei sistemi informativi si chiedano allora: avrà il sistema ERP caratteristiche tali da adattarsi alle peculiarità dell’azienda? Sarà sufficiente un prodotto standard o serviranno personalizzazioni? Qualora si debba personalizzare, il fornitore avrà le competenze necessarie a farlo?

Eurosystem negli anni è entrata spesso in contatto con realtà appartenenti a settori di nicchia con esigenze peculiari, riuscendo sempre a garantire progetti ERP consistenti e altamente adattabili ai singoli contesti. Tra le storie di maggiore successo si colloca la collaborazione con Helicopters Italia, principale fornitore di servizi di assistenza nella fase post vendita di elicotteri a marca Eurocopter. Nata nel 1981 su iniziativa del gruppo Aersud Elicotteri, di cui oggi fa parte, Helicopters Italia oggi supporta il cliente fornendo manutenzione e revisione di aeromobili, pezzi di ricambio e servizi a corredo, come la formazione alla stessa manutenzione. Altissima professionalità ed efficienza sono le caratteristiche distintive dell’azienda, unica in Italia nel suo genere, capace di dare con prontezza le risposte necessarie all’immediato ripristino dell’efficienza al volo di un elicottero. Un business esclusivo e complesso quello di Helicopters Italia che, a seguito di una crescita consistente, nel 2005 ha deciso di investire in nuovi strumenti informatici e di individuare una soluzione e un partner consoni a gestire il cambiamento.

“Tra i requisiti che abbiamo preso in considerazione ai fini della scelta finale – racconta il presidente e amministratore delegato Vittorio Morassi – c’erano il fatto che il partner fosse
una società ben organizzata con struttura propria e almeno 15 anni di esperienza nel campo amministrativo, in particolare nelle transazioni intracee e extracee, disposto ad importare tutto lo storico dei dati aziendali all’interno del nuovo sistema di gestione. Abbiamo quindi effettuato una ricerca di mercato e un benchmark di prodotto con SAP e con l’ERP Microsoft dell’epoca, per poi individuare in Eurosystem un partner disponibile e affidabile e in Freeway® Skyline il prodotto con la maggior copertura dei nostri bisogni primari, proprio perchè più accessibile alle parametrizzazioni e alla flessibilità che il nostro
business comporta”.

All’avvio del progetto ERP si evidenzia la necessità di realizzare una parametrizzazione di prodotto per la gestione della commessa di manutenzione. Tra gli aspetti critici riscontrati con la stessa azienda: il fatto che tutti i dati relativi alla commessa di lavoro, alle ore impiegate e all’approvvigionamento materiali fossero inseriti in un database separato e slegato dal gestionale, e che quindi dovessero essere recuperati manualmente per formulare nel sistema la fattura finale al cliente; la mancanza di condivisione delle informazioni tra i vari dipartimenti che rendeva ridondante l’organizzazione; l’assenza,
infine, di una gestione del ciclo passivo e attivo che peggiorava ulteriormente la situazione.

“L’introduzione – spiega Vittorio Morassi – di un gestionale standard e il suo rigoroso utilizzo da parte di tutte le persone in azienda ha di fatto risolto queste criticità. Le funzionalità presenti in Freeway® Skyline, associate alle nuove modalità di accesso ai dati tramite un portale web personalizzato con le regole di business aziendali e costruito su un unico database, hanno migliorato il lavoro degli utenti dell’intera organizzazione”. Infine, la possibilità di affiancare all’ERP la gestione automatizzata dei documenti aziendali (fatture, ordini, documenti specifici del settore aeronautico, etc.) tramite
l’applicativo Freeway® Document Server (FDS) ha permesso di eliminare l’utilizzo di supporti cartacei negli uffici e migliorare la condivisione dei documenti rendendoli sempre disponibili nelle
varie applicazioni.

Dal 2007, anno in cui veniva effettuato il kickoff di Freeway® Skyline, Helicopters Italia ha meccanizzato il ciclo attivo, quello passivo, la gestione magazzino e la gestione commesse. Ha poi informatizzato le comunicazioni tra magazzino e ufficio logistico al fine di garantire ai clienti la consegna di ricambi e la fornitura di servizi entro i tempi preventivati. Ha, inoltre, introdotto la contabilità analitica, il controllo del fido e indicatori atti a monitorare il risultato dei singoli uffici e dell’azienda. Infine, Eurosystem ha creato per Helicopters Italia un portale clienti, collegato al gestionale, attraverso il quale l’azienda propone agli esterni la propria offerta di ricambi e la possibilità di visionare gli articoli disponibili, richiederne di nuovi, verificare le giacenze in magazzino, valutare i relativi preventivi e avanzare richieste di materiale che vengono visualizzate direttamente nel portale interno generando l’apertura di ordini cliente nel software di gestione Freeway® Skyline.

Con il nuovo ERP Helicopters Italia riesce oggi a tracciare puntualmente tutto il processo di gestione di una commessa di manutenzione, che a seconda dei casi può durare settimane o mesi, consentendo agli utenti di poterlo controllare in qualsiasi momento e di accedere a dati di sintesi riguardanti ore lavorate, materiali utilizzati, fatture emesse relativamente ad una stessa commessa. Infatti, quando un’offerta al cliente è confermata, viene presa in carico dall’ufficio tecnico che apre un rapporto di lavoro al quale associa una o più commesse e prepara tutta la documentazione necessaria per lo svolgimento della manutenzione richiesta. La documentazione stilata viene poi fornita ai tecnici che si occupano della manutenzione e che hanno la possibilità, nel portale personalizzato, di dichiarare i prelevamenti di materiale dal magazzino ed effettuare eventuali richieste per materiale mancante. Queste richieste giungono all’ufficio acquisti che le valuta e le tramuta in ordini al fornitore
agganciati sempre alla specifica commessa di lavoro. Una volta arrivati gli item ordinati, il tecnico ne è immediatamente al corrente.

Fondamentale nella gestione del magazzino e delle commesse di lavoro è stata poi l’introduzione della tracciatura dei lotti/sublotti e l’etichettatura puntuale di ogni articolo di ricambio posto a magazzino. Questo ha permesso, non solo di monitorare il semplice carico e scarico del magazzino per lotto, ma anche di identificare subito il materiale prossimo alla scadenza, consentendo all’ufficio tecnico di poter effettuare, nell’ambito delle commesse, una “mappatura” puntuale di quali articoli vengono installati in un aeromobile e di quali cambiamenti avvengono nel tempo.

Inoltre, grazie all’introduzione di applicazioni specifiche all’interno del portale Freeway® Skyline, è possibile gestire tutte le informazioni relative agli aeromobili su cui sono state aperte commesse di lavoro attraverso la funzionalità di creazione e consultazione di Schede elicottero. La scheda di un aeromobile è formata da varie informazioni di carattere tecnico e commerciale e da una serie di rilevazioni effettuate su alcune parti sensibili (motori, moduli motore, pale ecc.) nell’ambito delle stesse commesse di lavoro. Prima di introdurre l’ERP di Eurosystem queste informazioni erano presenti in database separati e, quando era necessario, venivano reperite manualmente. Adesso attraverso l’interfacciamento, invisibile all’utente, di più pannelli di dati è possibile creare una scheda di sintesi che traccia la storia puntuale di tutto quello che viene revisionato negli anni in un aeromobile.

Helicopters Italia può finalmente contare su un modello fortemente strutturato, automatizzato ed efficiente, grazie all’introduzione di una soluzione software che si distingue per la sua capacità di fare propria l’anima organizzativa dell’azienda, con tutte le sue particolarità, supportandola nel raggiungimento dell’efficienza e della solidità, prerogative fondamentali per ambire al successo del business.