Eurosystem a fianco di Essse Caffè per rinnovare l’ERP

Sarà Eurosystem a guidare Essse Caffè nella sfida verso l’innovazione tecnologica: la torrefazione bolognese ha di recente affidato all’azienda di Information Technology trevigiana il rinnovo del proprio sistema informativo. L’obiettivo: ottimizzare la gestione dell’operatività aziendale e migliorarne il controllo.

“Il marchio Essse Caffè simboleggia un’icona di qualità e innovazione. Per questo siamo felici di inaugurare questa collaborazione, un consolidamento della nostra presenza nel mercato emiliano-romagnolo e nel mondo della torrefazione per il quale abbiamo realizzato un gestionale specifico” – è il commento di Gian Nello Piccoli, presidente di Eurosystem SpA, l’azienda di consulenza informatica che da gennaio 2015 ha in consegna il rinnovo del sistema informativo di Essse Caffè.

Fondata a Bologna nel 1979 dalla famiglia Segafredo, Essse Caffè si posiziona tra i primi 10 top player italiani del settore caffè – ho.re.ca con una sede produttiva e operativa ad Anzola dell’Emilia e 14 depositi distribuiti nel territorio nazionale. L’attività aziendale va dall’acquisto dei caffè crudi alla miscelatura e tostatura, e si chiude con il confezionamento di prodotti di alta qualità destinati sia al mercato italiano che a quello internazionale.

Migliaia di clienti in Italia e nel mondo, dove Essse Caffè si sta espandendo, assaporano ogni giorno le eccellenti miscele dell’azienda bolognese, che quest’anno è entrata nel mercato del caffè monoporzionato (Vending) con il lancio di Sistema Espresso, una linea esclusiva composta da una macchina personalizzata e una gamma di capsule di pregiate miscele di caffè e altre bevande calde. La commercializzazione sul mercato italiano avviene per lo più attraverso la tentata vendita e una rete di circa 130 agenti professionisti, in alternativa l’azienda effettua una vendita diretta che parte dalla sede principale con un servizio di logistica centralizzato. Sul mercato estero, invece, si muovono i venditori, dipendenti e non, e i distributori indipendenti.

I progetti di espansione, la necessità di darsi una struttura sempre più organizzata per affrontarla e l’urgenza di sostituire un sistema informativo datato, da implementare e meglio integrare, basato su As/400, sono le molle del cambiamento, quelle che nel 2013 convincono l’azienda a migrare il proprio sistema informativo verso una piattaforma software più aggiornata. Obiettivo: migliorare la produttività e ottimizzare i tempi, perfezionando tutti gli aspetti della gestione aziendale.

A due anni dall’inizio della ricerca, Eurosystem, assieme alla propria soluzione gestionale Freeway® Skyline, viene scelto come partner tecnologico per rinnovare l’ERP. “Abbiamo dovuto superare una lunga software selection – aggiunge Piccoli – che ci ha visto concorrere con ERP internazionali e alcuni gestionali orizzontali leader nazionali. Alla fine, però, ha vinto l’IT made in Italy, insieme alla specializzazione di una soluzione basata su tecnologie all’avanguardia e più facilmente parametrizzabile”. Tra le motivazioni che hanno spinto Essse Caffè a scegliere il gestionale Freeway® Skyline, l’alta componente di innovazione dell’architettura ma soprattutto la filosofia di approccio al cliente di cui sia il software sia il team di consulenti Eurosystem sono espressione.

“Il settore della torrefazione – racconta Stefano Ceccarelli, direttore progetti speciali di Essse Caffè – vive di processi produttivi e commerciali peculiari che necessitano della presenza di funzionalità ad hoc nella gestione aziendale. Il sistema precedente, essendo stato sviluppato totalmente da personale interno, non riusciva più a garantire un sufficiente livello di standardizzazione e allo stesso tempo parametrizzazione delle funzioni. Ci serviva una nuova soluzione, in grado di ingegnerizzare i nostri processi dentro un flusso automatizzato e definito in un motore di workflow. Dovevamo riuscire a trasferire in un sistema la conoscenza dell’azienda e del suo modello operativo partendo dalle persone, che sono state fino ad ora le principali custodi del patrimonio informativo aziendale. In questo modo saremmo stati sicuri di tutelare il nostro know how produttivo anche in vista di un cambio generazionale. Con Eurosystem abbiamo abbracciato un partner competente che ha realizzato una soluzione applicativa specifica per le torrefazioni, già provvista di integrazioni con altri moduli software tipicamente utilizzati nel nostro mondo, come ad esempio il software di tentata vendita o quello di gestione dell’impianto meccanizzato di torrefazione. Ma soprattutto abbiamo scelto un prodotto integrato, non proprietario e in grado di guidare in modo intelligente i nostri collaboratori nello svolgimento delle loro mansioni”.

Un progetto emozionante, di automazione completa del business e revisione delle logiche di operatività che ha coinvolto le due aziende in un percorso per step.

Un’analisi dei processi interni, sulla base dei princìpi del Business Process Management, è stato il primo di questi step. L’indagine ha coinvolto tutti gli uffici e le funzioni di Essse Caffe ed è stata fondamentale per produrre la mappatura puntuale dei flussi di lavoro preesistenti, per individuarne criticità e possibilità di miglioramento. Ma perché il progetto di cambiamento fosse reale e completo, era importante che fosse abbracciato anche dai collaboratori interni e dagli utilizzatori finali del software. In una seconda fase arrivano quindi i prototipi, interfacce e simulazioni di avanzamento del software che Eurosystem ha realizzato per offrire una vista piuttosto realistica su come sarebbe cambiato il modo di lavorare delle persone, affinché i nuovi flussi fossero validati e accolti con maggiore consapevolezza.

Convalidati i prototipi, il traguardo successivo consiste nell’implementazione vera e propria. Freeway® Skyline viene introdotto in maniera completa per supportare l’intero ciclo di vendita e produzione di Essse Caffè.

Tra i principali interventi previsti: l’introduzione del modulo di archiviazione documentale che sostituirà l’attuale gestione cartacea consentendo un risparmio nei tempi e nei costi;
l’avvio di un controllo di gestione basato su sistemi di contabilità analitica che consentirà di monitorare tutti i principali indici economici aziendali; l’adozione di un sistema MRP all’interno dell’ERP per la corretta gestione e pianificazione della produzione; la possibilità di monitorare e gestire i magazzini, i livelli di stock, ottimizzare la logistica e i tempi di evasione degli ordini; la creazione di portali destinati alla clientela diretta per l’inserimento degli ordini con risparmi in termini di tempi e costi operativi, cosa che renderà possibile l’apertura al mercato online.

Nell’ambito dell’area commerciale, in particolare, il progetto prevede l’introduzione di workflow per l’inserimento dei diversi contratti e/o accordi di fornitura, premi e interventi di sostegno alla clientela. Con l’introduzione di Freeway® Skyline, il flusso delle attività relative alla richiesta di autorizzazione per gli interventi di sostegno viene completamente ingegnerizzato: l’attività viene innescata da agenti dei vari depositi e sottoposta ad approvazione della direzione commerciale attraverso una serie di operazioni che si avvicendano all’interno del sistema informativo e che prevedono l’utilizzo e il trasferimento di documenti in modalità puramente elettronica, cosa che permetterà di dimezzare le tempistiche di svolgimento del processo.

La definizione e parametrizzazione del modello produttivo aziendale è un’altra delle fasi fondamentali nell’introduzione del nuovo sistema informativo. Essse Caffè adotta un impianto di torrefazione che effettua in modo automatizzato tutte le fasi della produzione, dal prelievo di caffè crudo alla pesatura, alla tostatura e stagionatura: Freeway® Skyline, interfacciandosi nativamente con il software che gestisce tale impianto, consente di registrare nel gestionale i prelievi di caffè come movimenti di magazzino e di determinare le corrispondenti stime di consumo e giacenze.

Grazie a questo e all’introduzione del modulo MRP (Material Requirements Planning), Essse Caffè prevede di realizzare dei piani previsionali di vendita e produzione che permetteranno di conoscere per tempo tutte le richieste da soddisfare, oltre che di pianificare gli acquisti e i lanci di produzione esattamente sulla base di tali richieste. Sarà in questo modo più semplice calcolare i tempi di un ciclo produttivo e gli andamenti del magazzino, primo passo per l’adozione di una contabilità industriale e di un controllo di gestione.
A completamento del progetto, infine, l’introduzione di un modulo CRM (Customer Relationship Management): la rete vendita potrà così codificare le informazioni relative ai propri clienti e, grazie all’integrazione diretta con i vari workflow, gestire automaticamente le richieste di autorizzazione e intervento per sostegno alla clientela, scontistica, contratti di fornitura, ecc.

“I risultati attesi? – conclude Ceccarelli – Sono quelli di un vero e proprio salto evolutivo, il consolidamento e l’efficientamento di un modello produttivo e commerciale che, grazie all’automazione implementata, vedrà ottimizzati i processi commerciali in primis, la possibilità di pianificazione delle attività e di controllo analitico dei costi di gestione. Premesse importanti per fare di Essse Caffè un’azienda sempre più strutturata e pronta ad affrontare, anche grazie al supporto della tecnologie, le nuove sfide della crescita nazionale e dell’espansione estera”.